The Norwegian Transparency Act

Simployer report for 2023/2024

As this law is relevant for Norway, we chose to publish the report in Norwegian, and in accordance with recommendations from the Norwegian Consumer Authority. 

Simployers rapport om arbeidet med åpenhetsloven for 2023/2024

Simployer skal hvert år utføre aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven og offentliggjøre en rapport om vurderingene. Åpenhetsloven har til formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Denne rapporten inkluderer Simployers redegjørelse for aktsomhetsvurderingene vi har gjort i 2023 og frem til 30. juni 2024.

Rapporten gjelder for Simployer Group AS og norske datterselskaper (se vedlegg i rapporten tilgjengelig til høyre på siste side). Simployer har hovedkontor ved Grålum/Sarpsborg og er hjemmehørende i Norge.

Det er kun selskapet Simployer AS, Simployer Solutions AS og Simployer Group AS som er driftsselskap med ansatte og kundekontrakter, de resterende selskapene er hovedsakelig holdingselskaper med begrenset aktivitet og få leverandører.

 

1. Simployers virksomhet

Simployers virksomhet kan deles inn i leveranser innen Software as a Service-tjenester («SaaS»-tjenester), rådgivning og kurs.

Simployer leverer IT-tjenester innen HR-området som personalregister, moduler for medarbeideroppfølging, arbeidsavtaler, fravær, avvikshåndtering m.m. samt oppslagsverk, personlig rådgivning og andre støtteverktøy innen HR. Simployer tilbyr tjenester i Norge, Sverige og har påstartet leveranser også i Danmark.

Selskapets majoritetsaksjonær er Ferd AS. Ferd som aktiv eier bruker sin egen og Simployers innflytelse for å bidra til enkeltselskapers utvikling og vekst, alltid med et mål om solid og bærekraftig verdiskaping over tid.

2. Interne retningslinjer

Simployer har egne rutiner for hvordan vi forankrer arbeidet med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Rutinen omfatter selskapets arbeid for oppfyllelse av kravene som stilles i åpenhetsloven.

Rutinen beskriver videre hvordan Simployer gjennomfører aktsomhetsvurderinger, iverksetter eventuelle tiltak og inneholder også informasjon om selskapets varslingskanaler.

Simployer har også en Code of Conduct, og som beskriver Simployers ansvar for etterlevelse av relevant regelverk («compliance»), forpliktelser overfor kunder og forretningspartnere, og retningslinjer for ivaretakelse av menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, varsling, rettferdig konkurranse, anti-korrupsjon, hvitvasking, personvern og datasikkerhet, intellektuelle rettigheter samt miljø og HMS.

Simployer publiserer også fra 2023 en ESG rapport, se her for siste tilgjengelige rapport. Oppdatert ESG rapport vil også bli publisert på våre nettsider sommeren 2024.

3. Aktsomhetsvurderinger

I kartleggingsarbeidet har vi tatt frem en oversikt over alle underleverandører vi har benyttet siste 12 måneder og beriket oversikten med interne data som blant annet kontantstrøm og sektor-/primærkategori for risiko. Dette har forenklet arbeidet med å prioritere gjennomføringen av aktsomhetsvurderingene.

Illustrasjon, OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv er benyttet som utgangspunkt for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger.

Stegene i vurderingene (ikke direkte relatert til nummereringen i illustrasjonen over):

1. Basert på data hentet fra vårt ERP-system, opprettes en oversikt over Simployers leverandører og forretningsforbindelser.
   
   
2. Oversikten berikes med informasjon som opplysninger om kontantstrøm (hva Simployer har betalt leverandører og forretningspartnere siste 12 måneder) samt ytterligere informasjon om partene og hva de leverer.
   
   
3. Det gjøres deretter en innledende risikoinndeling basert på et klassifiseringssystem. Leverandører og forretningspartnere får en risikoscore basert på sannsynlighet (1-5) og konsekvens (1-5), slik at risikoprodukt kan bli på skala fra 1-25. Vi innhenter deretter informasjon via åpne kilder for å vurdere partene videre, og for å vurdere samlet risiko for negative konsekvenser relatert til brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
   
   
4. For de leverandører og forretningspartnere som klassifiseres med høy og medium til høy risiko, eller der vi ikke har nok informasjon til å konkludere, gjøres det ytterligere skritt for å innhente nødvendig informasjon som å sende partene spørsmål i form av skjema til utfylling.
   
   
5. Basert på oppdatert informasjon, vurderes risiko på nytt og eventuelt hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
   
   
6. Simployer vil involvere interessenter, leverandører og forretningspartnere dersom det iverksettes tiltak.

4. Simployers leverandørkjede

Simployer har cirka 160 førsteleddsleverandører i rapporteringsåret 2024. Flesteparten av Simployers leverandører er lokalisert i Norden, samt et fåtall i resten av Europa og USA.

Med «leverandørkjede» menes enhver aktør i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer tjenester og varer. Simployer har begrenset kartleggingen til førsteleddsleverandører, og til leverandører av en viss størrelse basert på årlige kostnader utbetalt fra Simployer til den enkelte leverandøren siste 12 mnd. Aktsomhetsvurderingene er også som nevnt prioritert ut ifra kategori samt sannsynlighet og konsekvens for risiko den enkelte leverandør anses å utgjøre for brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

Forretningspartnerne våre leverer til dels spesialiserte IT-tjenester, markedsføringstjenester, konsulenttjenester, juridisk bistand og informasjons- og revisjonstjenester. I tillegg er andre driftstjenester, som IT-drift, kantinetjenester og renhold, ansett som en del av vår primære leverandørkjede og inkludert i aktsomhetsvurderingene.

5. Konklusjon

Det er på bakgrunn av aktsomhetsvurderingene ikke avdekket faktiske negative konsekvenser i Simployer eller i Simployers leverandørkjede, og det er heller ikke gjort funn av vesentlig risiko for negative konsekvenser.

Det er med andre ord ikke avdekket brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold blant Simployers leverandører eller forretningspartnere i rapporteringsåret.

6. Tiltak for å stanse, forebygge og begrense
negative konsekvenser

Som beskrevet over, er det ikke avdekket brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i rapporteringsåret, og det er derfor heller ikke iverksatt ytterligere tiltak mot enkeltleverandører eller forretningspartnere.

Simployer har opprettet en varslingskanal som er offentlig tilgjengelig på alle våre nettsider, se for eksempel www.simployer.com, samt interne rutiner for å motta og håndtere varslingssaker. Dette forventes å bidra til at terskelen for å varsle blir lav, og sikre Simployers evne til å håndtere og eventuelt iverksette tiltak for å stanse eller begrense negative konsekvenser. Ingen saker relatert til brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold er meldt inn i rapporteringsåret.

Simployer jobber for et godt samarbeid med våre eksisterende leverandører av tjenester og varer, og forretningspartnere, samt en ansvarlig innkjøpspraksis ved vurdering av nye leverandører. Vi verdsetter åpenhet og ansvarlighet, og vil fortsette å overvåke vår leverandørkjede, oppdatere aktsomhetsvurderinger, adressere potensielle risikoer og implementere nødvendige tiltak for å sikre etterlevelse av våre forpliktelser.