Etableringstjenester som inngår i avtalen med Simployer
Som kunde hos Simployer får du tilgang til mange kompetente og dedikerte kollegaer som følger deg gjennom kundereisenEtableringsprosessen
Simployers avdeling som sørger for at tjenestene blir riktig etablert og lansert hos kunder, heter Professional Services. Gjennom mange år har Professional Services gjort flere tusen etableringer og lanseringer, og sammen med våre fageksperters tette dialog med markedet, har vi har bygget opp en stor erfaringsbank på «beste praksis».
Etableringsfaser
Som ny kunde går du gjennom 4 faser med oss slik at vi sikrer at du blir fornøyd med det nye produktet ditt. Hva fasene består av avhenger av hva slags type etableringsnivå det er inngått avtale på; Standard eller Custom.
Standard
For moduler med etableringsnivået Standard, vil Simployers konsulent bistå kunden gjennom etableringen av Simployers standardiserte løsning etter beste praksis.
Organisering av ressurser hos kunde og hos Simployer:
- I leveransen blir produktene delt opp i delleveranser som leveres separat.
- Simployer har en eller flere leveranseansvarlige (avhengig av hvilke moduler som skal leveres), som er ansvarlig for å sikre Simployers framdrift i leveransen.
- Kundens kontaktperson vil være ansvarlig for ressurser og fremdrift hos kunden.
Standard - Simployer HRM Classic
4 faser etablering av Standard deles opp i
Planlegging og oppstart
I denne fasen utføres kartlegging gjennom en oppstartsamtale. Forventninger og frister avstemmes for etablering og levering. I de tilfeller der Simployer stiller med flere leveranseansvarlige, vil den totale leveransen koordineres internt hos Simployer. Det vil bli gjennomført en oppstartsamtale per delleveranse/leveranseansvarlig.Etablering
Administratoropplæring gjennomføres samtidig med etablering av den enkelte modul. Dette gjøres i samarbeid med kundens administratorer, som etter endt opplæring skal være i stand til kunne vedlikeholde og videreutvikle systemet. I noen tilfeller gjennomføres denne opplæringen ved bruk av digitale kurs.Utrulling og opplæring
Kunde informerer egen organisasjon om nytt system/produkt og gjennomfører nødvendig opplæring av egne ansatte. Kunde gjennomfører lansering internt i eget selskap. Ved kjøp av lanseringskurs, avholdes dette i forbindelse med lansering av løsningen – dog innen tre måneder fra faktureringsdato.Drift og oppfølging
«Customer Care» er Simployers support-avdeling, som sørger for at brukere får rask og smidig support ved behov. I tillegg til individuell support, sørger de også for at generellopplæring og nødvendig informasjon til brukerne når de er pålogget i systemet.
Ved bruk av interaktiv hjelp, gratis digitale opplæringskurs og support-portal, vil du som kunde få hjelp når du trenger det.
Standard - Simployer HRM Classic
Implementeringsbeskrivelser for Simployer HRM-moduler
| Produkt | Beskrivelse |
|
Organisasjon |
Konsulent setter opp Simployer Organisasjon i tråd med kundens organisasjonsstruktur og ønskede roller, som blant annet styrer tilganger og varslinger. Vedlikehold av modulens innhold presenteres i felles arbeidsmøte med modul Personalregister. |
| Personaldokumenter |
Kunde får en gjennomgang av Simployer sine standard dokumentkategorier. Vedlikehold av modulens innhold presenteres i arbeidsmøte (felles arbeidsmøte ved kjøp av modul personalregister). |
| Kompensasjon Basis | Konsulent aktiverer modulen i kundens system. Kunden får opplæring i hvordan de selv kan registrere lønn, samt opprette og administrere fordeler. Kunde er selv ansvarlig for registrering av lønn og fordeler per ansatt. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte inntil 2 timer (felles arbeidsmøte ved kjøp av Simployers lønnsjusteringmodul). |
| Lønnsjustering | Konsulent aktiverer modulen i kundens system. Kunden får opplæring i hvordan de kan opprette lønnsjusteringsprosesser, samt administrering av prosessene. Kunden er selv ansvarlig for å legge inn kriterier for prosessene samt fylle inn data til selve lønnsjusteringen i portalen. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte. |
| Innsikt | Konsulent aktiverer modulen i kundens system.Kunden får opplæring i modulens funksjonalitet.Kunde er selv ansvarlig for å bygge egne rapporter i rapportbyggeren |
| Ferie | Kunde får en presentasjon av Simployer sitt standardoppsett for ferie og vedlikehold av dette. Kunde får opplæring i arbeidsflyt. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte inntil 2 timer (felles arbeidsmøte ved kjøp av flere av Simployers fraværsmoduler). |
| Fri & Permisjon | Kunde får en presentasjon av Simployer sine standard fraværstyper og vedlikehold av disse. Kunde får opplæring i arbeidsflyt. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte inntil 2 timer (felles arbeidsmøte ved kjøp av flere av Simployers fraværsmoduler). |
| Sykefravær | Kunde får en presentasjon av Simployer sitt standardoppsett for sykefravær og vedlikehold av dette. Kunde får også opplæring i arbeidsflyt. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte inntil 2 timer (felles arbeidsmøte ved kjøp av flere av Simployers fraværsmoduler). |
| Sykefravær - Digital sykmelding | Konsulent aktiverer funksjonen som importerer digitale sykmeldinger fra Altinn. Forutsetter aktivt virksomhetssertifikat. |
| Sykefravær - Virksomhetssertifikat | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Oppfølging av sykmeldte | Kunde får en presentasjon av Simployer sitt standardoppsett for oppfølging av sykefravær og vedlikehold av dette. Kunde får også opplæring i arbeidsflyt. Det gjennomføres 1 stk arbeidsmøte inntil 2 timer (felles arbeidsmøte ved kjøp av flere av Simployers fraværsmoduler). |
| Sykefraværsoppfølging - Digital sykmelding | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Sykefraværsoppfølging - Oppfølgingsplan NAV | Konsulent aktiverer funksjonen for elektronisk innsending av oppfølgingsplan til NAV. Forutsetter aktivt virksomhetssertifikat. |
| Sykefraværsoppfølging - Virksomhetssertifikat | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Virksomhetssertifikat | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Onboardingprosess | Konsulent setter opp den tekniske løsningen for onboardingsprosesser. Konsulent gir opplæring i Onboarding modulen med den hensikten å sette kunden i stand til å selv tilpasse prosess-malen utfra Simployer sitt forslag til beste praksis. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Alle prosesser som bygges utover det antall som er kontraktfestet vil være tilleggstjenester som faktureres pr time. |
| Offboardingprosess | Konsulent setter opp den tekniske løsningen for de 4 standard offboardning-prosessene. Konsulent gir opplæring i offboarding-modulen med den hensikt å sette kunden i stand til selv å sette opp prosesser, og å tilpasse prosess-malen utfra Simployer sitt forslag til beste praksis. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Alle prosesser som bygges utover det antall som er kontraktsfestet vil være tilleggstjenester som faktureres pr time. |
| Offboarding Prosess - Språkversjonering | Språkversjon med Simployer sine forslagstekster etableres av konsulent. |
| Elektroniske Arbeidsavtaler | Konsulent etablerer 3 standard arbeidsavtalemaler (hhv. fast ansettelse, midlertidig ansettelse og rammeavtale for tilkallingsvikar). Kunde får opplæring tilknyttet vedlikehold av standardmalene. Gjennomgang av flyt og funksjonalitet i modulen. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. |
| Arbeidsavtaler - eSignering | Konsulent setter opp e-signeringen med roller. |
| Medarbeideoppfølgingsprosess | Konsulent setter opp den tekniske løsningen for 1 Medarbeiderprosess. Konsulent gir opplæring i Medarbeiderprosess-modulen med den hensikt å sette kunden i stand til selv å tilpasse prosess-malen utfra Simployer sitt forslag til beste praksis. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Alle prosesser som bygges utover det antall som er kontraktfestet vil være timebasert konsulenttjeneste som faktureres pr time. |
| HR Årshjul | Konsulent setter opp den tekniske løsningen for 1 HR-årshjul. Konsulent gir opplæring i HR-årshjul modulen med den hensikten å sette kunden i stand til å selv tilpasse prosess-malen utfra Simployer sitt forslag til beste praksis. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Ønskes utvidet bistand fra konsulent er dette timebasert konsulenttjeneste som faktureres pr time. |
| Dialog | Kunden får en grunnleggende gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. I samarbeid med konsulent etablerer kunden 1 samtalemal med utgangspunkt i Simployer sin mal for medarbeidersamtale. Kunden får opplæring i å selv administrere og opprette nye samtalemaler samt runder for samtaler. |
| Formell kompetanse | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. Konsulent gir kunden rådgivning for hvordan strukturen med kompetansene kan bygges samt kategoriseres. Kunden får opplæring i hvordan kunden selv kan opprette og administrere sine kompetanser. |
| Personalhåndbok | Personalhåndboken opprettes av konsulent med utgangspunkt i Simployers personalhåndbokmal, som inkluderer beste praksis tekster, lovforklaringer og skjemaer. Personalhåndboken tilpasses av konsulent med bakgrunn i utfylt sjekkliste fra kunde. Konsulent gir administratoropplæring i håndbokmodulen, med den hensikt å sette kunden i stand til selv å innarbeide og vedlikeholde kundespesifikke rutiner og retningslinjer (A-tekster), og å lansere håndboken ut mot ansatte i virksomheten på egen hånd. |
| Personalhåndbok - Chatbot | Konsulent legger til rette for- og tilgjengeliggjør chatbot i kundens Simployer Personalhåndbok. |
| Personalhåndbok - Språkversjonering | Personalhåndboken opprettes av konsulent med utgangspunkt i Simployers personalhåndbokmal, som gir inkluderer beste praksis tekster, lovforklaringer og skjemaer. Personalhåndboken tilpasses av konsulent med bakgrunn i utfylt sjekkliste fra kunde. Konsulent gir administratoropplæring i håndbokmodulen, med den hensikt å sette kunden i stand til selv å innarbeide og vedlikeholde kundespesifikke rutiner og retningslinjer (A-tekster), og å lansere håndboken ut mot ansatte i virksomheten på egen hånd. |
| Lederhåndbok | Lederhåndboken opprettes av konsulent med utgangspunkt i Simployers lederhåndbokmal som inkluderer beste praksis tekster, lovforklaringer og skjemaer. Lederhåndboken tilpasses av konsulent med bakgrunn i utfylt sjekkliste fra kunde. Konsulent gir administratoropplæring i håndbokmodulen med den hensikt å sette kunde i stand til å innarbeide og vedlikeholde kundespesifike rutiner og retningslinjer (A-tekster), og lansere håndboken ut mot ledere og eventuelt ansatte i virksomheten på egen hånd. |
| Lederhåndbok - Språkversjonering | Produktet kobles på eksisterende håndbok – Lovtekster (B-tekster) og forslagstekster fra Simployer (O-tekster) som er benyttet av kunde blir språkversjonert. Kundespesifike tekster (A-tekster) legges over i engelsk språkversjon på norsk, kunde er ansvarlig for å oversette disse tekstene selv. |
| Tom Håndbok system | Konsulent oppretter håndbok med forside og design (farger og logo). Konsulent gir administratoropplæring i modulen med den hensikt å sette kunden i stand til selv å selv innarbeide ønsket innhold i håndboken. |
| HMS Avvik | Avvikssystemet etableres av konsulent med bakgrunn i utfylt sjekkliste fra kunde. Konsulent gir administratoropplæring i avvikssystemet med den hensikt å sette kunden i stand til selv å videreutvikle systemet i tråd med gjeldende organisasjonsstruktur, og roller som blant annet styrer tilganger, varslinger etc til saksbehandler. |
| HMS Håndbok | Kunde får tilsendt installasjons-veiviser til HMS-håndboken fra Simployer. Denne veiviseren gjør kunden i stand til å etablere og lansere håndboken ut mot ansatte i virksomheten på egen hånd. |
| HMS Prosesser | Konsulent setter opp den tekniske løsningen for det antall HMS-prosesser kunde har kjøpt, hhv. HMS årshjul, sjekkliste for vernerunde og/eller årlig gjennomgang. Konsulent gir opplæring i HMS-prosess modulen med den hensikten å sette kunden i stand til å selv tilpasse prosess-malen utfra Simployer sitt forslag til beste praksis. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Alle prosesser som bygges utover det antall som er kontraktfestet vil være tilleggstjenester som fakturers pr time. |
| Reise | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet reise på regning eller bruk av statens satser. Kunden settes i stand til å definere utleggstyper med tilhørende lønnsart. Kunde er selv ansvarlig for ferdigstillelse og vedlikehold av disse registrene. Kunde får opplæring i arbeidsflyt. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av reise hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). Kunden er selv ansvarlig for videre import i mottagende systemer.Det gjennomføres 2 stk arbeidsmøter inntil 4 timer (felles arbeidsmøter ved kjøp av utleggs modulen fra Simployer). |
| Reise - Kredittkortintegrasjon | Konsulenten aktiverer funksjonalitet for registrering av kredittkort og henting av transaksjoner. Forutsetter at kunde må ha avtale med kredittkortleverandør. |
| Utlegg | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet ulike utleggstyper. Kunden settes i stand til å definere egne utleggstyper med tilhørende lønnsart. Kunde er selv ansvarlig for ferdigstillelse og vedlikehold av disse registrene. Kunde får opplæring i arbeidsflyt. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt.Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av utlegg hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). Kunden er selv ansvarlig for videre import i mottagende systemer. Det gjennomføres 2 stk arbeidsmøter inntil 4 timer (felles arbeidsmøter ved kjøp av reise modulen fra Simployer). |
| Utlegg - Utlegg kredittkortintegrasjon | Konsulenten aktiverer funksjonalitet for registrering av kredittkort og henting av transaksjoner. Forutsetter at kunde må ha avtale med kredittkortleverandør. |
Standard - Simployer HRM Classic
Implementasjonsbeskrivelse integrasjon
| Produkt | Beskrivelse |
| Simployer Access Enterprise med Outbound provisioning | Simployer Enterprise Access er Simployer sin Single Sign On inn mot Simployer HRM. Med Outbound provisioning har kunde master i egne systemer og leverer data til API som Simployer etablerer tilgang til. |
| Simployer Access Enterprise med Inbound Provisioning | Simployer Enterprise Access er Simployer sin Single Sign On inn mot Simployer HRM. Med Inbound Provisioning vil Simployer opprette bruker i AD. Enten direkte i Azure AD hvis kunde har det, eller som fil til bruk for Lokal AD. |
| Visma.net Payroll Person og stillingsintegrasjon | Simployer setter opp en standard integrasjon av person- og stillingsdata mellom Simployer HRM og Visma.net Payroll.Integrasjonen forutsetter etablering av størrelser i henhold til standard dokumentasjon. |
| Integrasjon, Visma.net Payroll | Simployer etablerer en integrasjon som overfører fravær til Visma.net Payrol.Integrasjonen overfører permisjoner og ferie når de er godkjent i Simployer. Sykefravær overføres når det er bekreftet. |
| Integrasjon Tidsbanken | Import fra fil Simployer etablerer et fil-område som bare er åpen for Secure FTP. Kunde skal levere tegnseparerte filer (CSV) i henhold til avtalt format og prosedyre. Kunde får sin egen bruker og passord til ftp-området. Resultat av importjobben legges i en egen loggfil på ftp-området. |
| Integrasjon Tripletex | Import fra fil Simployer etablerer et fil-område som bare er åpen for Secure FTP. Kunde skal levere tegnseparerte filer (CSV) i henhold til avtalt format og prosedyre. Kunde får sin egen bruker og passord til ftp-området. Resultat av importjobben legges i en egen loggfil på ftp-området. |
| Simployer til Tripletex, Persondata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører persondata fra Simployer til Tripletex. Alle nyopprettede personer blir satt som standard brukere i Tripletex. Ved å etablere denne integrasjonen vil den ansatte selv kunne vedlikeholde sine data i Simployer og få disse overført til Tripletex. Ved overføring slår vi opp i TripleTex, dersom ansattnummer eksisterer, oppdaterer vi persondata. Ellers opprettes ny person med persondata og noe stillingsinfo. Felter som er påkrevd utfylt for at den ansatte skal overføres Tripletex: - Ansattnr - Fødselsnummer eller d-nummer - Avdeling hvis avdelingsregnskap blir benyttet i Tripletex. |
| Simployer til Xledger, Brukerdata | Simployer etablerer en integrasjon som oppretter bruker, deretter ansatt-tilgang og kobler bruker og tilgang. Utvidelse av tilganger må settes i Xledger. |
| Simployer til Xledger, Stillingsregister | Simployer etablerer en integrasjon som oppretter og oppdaterer stillingsinformasjon fra Simployer til Xledger’s stillingsregister. |
| Simployer til Xledger, Persondata | Simployer etablerer en integrasjon som oppretter og oppdaterer persondata i Xledger. Integrasjon ved nyopprettelse Når nyansatt er registret i Simployer HRM, så vil personen bli overført til Xledger. For at personen skal bli overført kreves det at fornavn, fødselsnummer og etternavn er lagt inn på personkortet, samt at det er opprettet en ansettelse og stilling på personen med et ansattnummer og en fra-dato på stilling. Integrasjon ved endringer Endringer på person og stillingsdata i Simployer HRM vil bli overført Xledger. View Ledger registrerer stillingsinformasjon på ansattkortet og benytter ikke stillingsregisteret i Xledger. Integrasjon ved avslutning av arbeidsforhold Når en person slutter settes det en sluttdato på stillingen i Simployer HRM før den overføres til Xledger. Hvis den ansatte ikke har noen åpne stillinger overføres sluttdato på ansettelsen til den høyeste/siste til-datoen på stillingene. |
| Simployer til Xledger, Fraværsdata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører fraværsdata fra Simployer til Xledger. Fravær vil bli overført fra Simployer HRM til Xledger når fraværet er godkjent/bekreftet. For ferie og permisjon er dette når leder har godkjent søknad. For sykefravær gjelder følgende regler: Sender fravær når leder har bekreftet en egenmelding. Sender egenmelding og sykemelding når leder legger inn første sykemelding eller sykemelding kommer fra Altinn. Sender egenmelding når tidspunkt for automatisk godkjenning er passert. Kommer det en sykemelding fra Altinn uten at et det er opprettet sykefravær, venter vi med å sende. Sender alle (om det er flere) sykemeldinger på fraværet, når fraværet opprettes. Alt fravær sendes med en start- og sluttdato. Fravær vil bli sendt i en tidsstyrt jobb som vil kjøres en gang pr. dag. |
| Simployer til Aditro/SDWorx, Person- og stillingsdata | Simployer etablerer en integrasjon som legger person og stillingsdata ut i en tegnseparert fil som legges på avtalt fildelingsområde (FTP) for viderer prosessering inn i lønnssystemet. Kunde, gjerne i samarbeid med lønnsleverandør, sørger for å få opprettet ftp-område og å sette opp importen. Den ansatte kan ikke ha mer enn en aktiv stilling i Simployer/Aditro , for å kunne importeres i Aditro. Ansatte med flere stillinger kan eventuelt avtales at blir filtrert og skrevet til et eget område for manuell behandling. |
| Simployer til Aditro/SDWorx, Fraværsdata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører godkjent fravær fra Simployer til Aditro. |
| Simployer til CGI Wintid, Persondata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører persondata fra Simployer til Wintid |
| Simployer til CGI Wintid, Fraværsdata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører godkjent fravær fra Simployer til Wintid. |
| Simployer til CGI Wintid, Organisasjonsdata | Simployer etablerer en integrasjon som overfører organisasjonsdata fra Simployer til Wintid |
| HR Manager til Simployer integrasjon | Simployer setter opp en integrasjon som henter merkede kandidater i HR Manager og importerer dem til avtalt enhet i Simployer |
| Recman til Simployer integrasjon | Simployer setter opp en integrasjon som henter merkede kandidater i Recman og importerer dem til avtalt enhet i Simployer |
| Reachmee til Simployer integrasjon | Simployer setter opp en integrasjon som henter merkede kandidater i Reachmee og importerer dem til avtalt enhet i Simployer |
| External API - Read/Write to external API | Kundetilpasset integrasjon mot eksterne API |
| Rest APIs - Les/Skriv i Azure Mellomvare | Kunde vil få en API-nøkkel som skal benyttes for les fra og skriv til avtalte Simployer-APIer. Kunde er selv ansvarlig for å opprette sin egen bruker for integrasjonsformål i Simployer. |
| Integrasjon - Eksport til fil | Simployer etablerer jobber i sin mellomvare for eksport av avtalte filer med avtalt format. Filene legges ned på et avtalt filområde for videre prosessering. |
| Integrasjon, Import fra fil | Simployer etablerer et fil-område som bare er åpen for Secure FTP. Kunde skal levere tegnseparerte filer (CSV) i henhold til avtalt format og prosedyre. Kunde får sin egen bruker og passord til ftp-området. Resultat av importjobben legges i en egen loggfil på ftp-området. |
| Integrasjon, 3. part systemer | Simployer utvikler kundetilpassede integrasjonsjobber som leser fra API-er for ett av kundens systemer og skriver til fil eller API-er for et annet av kundens systemer. |
Custom
For moduler med etableringsnivået Custom, vil Simployers konsulent veilede og rådføre kunden gjennom etableringsprosessen. Dette sikrer at kunden får tilpassede løsninger.
Konsulenten vil kartlegge kundens interne rutiner som grunnlag for etablering av systemet. Konsulent avdekker behov for eventuelle rutineendringer ved innføring av systemet, samt bistår kunden med å avklare hvilken betydning dette har for henholdsvis medarbeidere, ledere og HR.
Organisering av ressurser hos kunde og hos Simployer:
- Etter kontraktsinngåelse opprettes det en prosjektgruppe som består av ressurser fra kunde og Simployer. Antall prosjektmedarbeidere og deres kompetanse besluttes basert på omfang og behov.
- Simployer organiserer sin leveransegruppe med prosjektleder og leveranseansvarlige.
- Simployers prosjektleder er ansvarlig for å sikre Simployers framdrift i leveransen.
- Kundens prosjektleder er på lik linje ansvarlig for ressurser og fremdrift hos kunde, og leverandører og andre parter på Kundens side, for eksempel leverandører av integrasjoner.
Custom - Simployer HRM Classic
4 faser etablering av Custom deles opp i
Planlegging og oppstart
Det gjennomføres et oppstartsmøte, og prosjektgruppen presenteres for hverandre. Det utarbeides en framdriftsplan som gir en utdypende aktivitetsliste over oppgaver som skal utføres i leveransens ulike faser, og som godkjennes av kunde.
Godkjent framdriftsplan og kontrakt vil være grunnlag for eventuelle endringer og tillegg til kontrakten.
Etablering
Administratoropplæring gjennomføres samtidig med etablering av den enkelte modul. Dette gjøres i samarbeid med kundens administratorer, som etter endt opplæring skal være i stand til kunne vedlikeholde og videreutvikle systemet. I noen tilfeller gjennomføres denne opplæringen ved bruk av digitale kurs.
Utrulling og opplæring
Kunde informerer egen organisasjon om nytt system/produkt og gjennomfører nødvendig opplæring av egne ansatte. Kunde gjennomfører lansering internt i eget selskap. Ved kjøp av lanseringskurs, avholdes dette i forbindelse med lansering av løsningen – dog innen tre måneder fra faktureringsdato.Drift og oppfølging
«Customer Care» er Simployer’s support-avdeling, som sørger for at brukere får rask og smidig support ved behov. I tillegg til individuell support ved behov, sørger de også for at generell opplæring og nødvendig informasjon til brukerne når de er pålogget i systemet.
Ved bruk av interaktiv hjelp, gratis digitale opplæringskurs og support-portal, vil du som kunde få hjelp når du trenger det.
Custom - Simployer HRM Classic
Implementeringsbeskrivelser for Simployer HRM-moduler
| Produkt | Beskrivelse |
| Personalregister | Konsulent importerer kundens ansatte, inkludert person- og stillingsinformasjon, til Simployer. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. |
| Personnell - Kostnadsbærere | Konsulenten aktiverer funksjonalitet som tilgjengeliggjør registrering av flere kostnadsbærere, samt splitting av kostnadsbærer. |
| Organisasjon | Systemet settes opp iht. kundens organisasjonsstruktur og ønskede roller, som blant annet styrer tilganger og varslinger. |
| Organisasjon - Avansert rolletilgang | Konsulent aktiverer funksjonen som gjør det mulig å sette tilgang/rolle styrt på ulike nivåer i organisasjonen. |
| Personaldokumenter | Konsulent aktiverer modulen i kundens system. Kunden får opplæring i hvordan de selv kan registrere lønn, samt opprette og administrere fordeler. Kunde er selv ansvarlig for registrering av lønn og fordeler per ansatt. |
| Ferie | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet antall feriedager og arbeidsflyt med tilhørende roller og varslinger. Kunde settes i stand til å registrere historiske data hvis ønskelig. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av fravær hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). |
| Fri & Permisjon | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet ulike fraværstyper og arbeidsflyt med tilhørende roller og varslinger. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av fravær hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). |
| Sykefravær | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet antall egenmeldingsdager, arbeidsflyt med tilhørende roller og varslinger. Kunden vil være i stand til å registrere historiske data om ønskelig. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt og klargjør for manuell eksport av fravær om ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). |
| Sykefravær - Digital sykmelding | Konsulenten aktiverer funksjonen som importerer digitale sykmeldinger fra Altinn. Forutsetter aktivt virksomhetssertifikat. |
| Sykefraværsoppfølging - Digital sykmelding | Konsulent aktiverer funksjonen som importerer digitale sykmeldinger fra Altinn. Forutsetter aktivt virksomhetssertifikat. |
| Sykefraværsoppfølging - Oppfølgingsplan NAV | Konsulent aktiverer funksjonen for elektronisk innsending av oppfølgingsplan til NAV. Forutsetter aktivt virksomhetssertifikat. |
| Sykefraværsoppfølging - Virksomhetssertifikat | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Virksomhetssertifikat | Konsulent bestiller det antall virksomhetssertifikater som er avtalt og installerer disse i kundens base. Simployer vil administrere og fornye virksomhetssertifikat for avtalt(e) virksomhet(er). |
| Onboardingprosess | I samarbeid med kunde etableres 1 kundetilpasset onboarding-prosess. Alle kundetilpassede prosesser som bygges utover dette vil være tilleggstjenester som faktureres pr time. Prosessene etableres med utgangspunkt i kundens egne rutiner og Simployer sine masterprosesser basert på beste praksis. |
| Onboarding Prosess - Språkversjonering | Språkversjon med Simployer sine forslagstekster etableres av konsulent. |
| Offboardingprosess | I samarbeid med kunde etableres 4 kundetilpassede offboarding-prosesser. Alle kundetilpassede prosesser som bygges utover dette vil være tilleggstjenester som faktureres pr time. Prosessene etableres med utgangspunkt i kundens egne rutiner og Simployer sine masterprosesser basert på beste praksis. |
| Elektroniske Arbeidsavtaler | I samarbeid med kunde etableres inntil 3 kundetilpassede arbeidsavtaler og 1 generell tilleggsavtalemal. Arbeidsavtalemalene etableres med Simployer sin standard funksjonalitet. Kundetilpassede maler som bygges utover dette vil være en timebasert konsulenttjeneste som faktureres pr time. Juridisk gjennomgang av avtalene er ikke inkludert i etableringen. |
| Medarbeideroppfølgingsprosess | I samarbeid med kunde etableres 1 kundetilpasset medarbeider-prosess. Alle kundetilpassede prosesser som bygges utover dette vil være timebasert konsulenttjeneste som faktureres pr time.Prosessene etableres med utgangspunkt i kundens egne rutiner og Simployer sine masterprosesser basert på beste praksis. Leveransen inkluderer 2 arbeidsmøter. |
| HR Årshjul | I samarbeid med kunde etableres 1 kundetilpasset HR-årshjul. Alle kundetilpassede prosesser som bygges utover dette vil være tilleggstjenester som faktureres pr time. Prosesser etableres med utgangspunkt i kundens egne rutiner og Simployer sin masterprosess basert på beste praksis. Leveransen inkluderer 2 arbeidsmøter. |
| Engasjement Konsept | Simployer bistår kunde med å importere personer og organisasjonsstruktur, via integrasjon med Simployer HRM eller Excel. Basert på kundens hensikt og behov, vil vi komme med en anbefaling til tema og frekvens på pulsmålinger. I et arbeidsmøte klargjøres innholdet og utsendelsen av første pulsmåling. For å støtte organisasjonen tilbyr vi en resultatgjennomgang med alle lederne/HR i virksomheten. Her vil lederne få en gjennomgang av hvordan lese og presentere resultatene, skape dialog og involvere sine ansatte i prioriteringen av tiltak. Ved behov for ytterligere bistand i oppfølgingen av resultater, kan dette kjøpes som en tilleggstjeneste. |
| Dialog | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet.I samarbeid med konsulent etablerer kunden inntil 3 samtalemaler/maler med utgangspunkt i kundens egne rutiner. Kunden får opplæring i å selv administrere og opprette nye samtalemaler samt runder for samtaler. |
| LMS | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. Konsulenten gjør ved behov eventuelle tilpasninger og konfigureringer innenfor rammen av systemets funksjonalitet. Kunden får opplæring i hvordan kunden selv kan administrere sine utdanningsprosesser. |
| Formell kompetanse | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. Konsulent gir kunden rådgivning for hvordan strukturen med kompetansene kan bygges samt kategoriseres. Kunden får opplæring i hvordan kunden selv kan opprette og administrere sine kompetanser. |
| Kompetanseutvikling | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet.Kunden definerer hvilke kompetanser som skal vurderes og avklares i kompetansebasen.Kunden og konsulenten bygger sammen strukturen for de ulike vurderingsnivåene av kompetansene. Kunden får opplæring i hvordan kunden selv kan opprette og administrere sine kompetanser. |
| Etterfølgerplanlegging | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. Kunden får opplæring i hvordan kunden selv kan administrere sin etterfølgerplanlegging. |
| Målmodul | Kunden får en grundig gjennomgang av systemets flyt og funksjonalitet. Kunden får deretter opplæring i hvordan opprette, administrere og følge opp Mål. Slik at kunden kan jobbe videre selvstendig med modulen. |
| Personalhåndbok | I tett dialog med kunde etablerer konsulent skreddersydd etablering av personalhåndboken. Retningslinjer, rettigheter og plikter som er gjeldende i virksomheten blir kartlagt og innarbeidet av konsulent. Arbeidsmøter blir avholdt underveis i etableringen hvor struktur og tilpasninger av innhold foretas. Simployers tette dialog med markedet innebærer av vi har bygget opp en stor erfaringsbank på "beste praksis". Avhengig av rutinene og retningslinjene vi mottar vil konsulent gjennomgå Simployers forslag til beste praksis med kunden, og gi rådgivning på de forskjellige områdene. Dette gir kunden mulighet til å adoptere det de mener komplementerer egne rutiner og retningslinjer, og dermed sikre en best mulig løsning. Personalhåndboken kvalitetssikres av Simployers rådgivere, og håndboken er klar for å lanseres ut mot ansatte i virksomheten. |
| Lederhåndbok | I tett dialog med kunde etablerer konsulent skreddersydd etablering av lederhåndbok der kundens materiell blir innarbeidet i håndboken. Retningslinjer, rettigheter og plikter som er gjeldende i virksomheten blir kartlagt og innarbeidet av konsulent.Arbeidsmøter blir avholdt underveis i etableringen hvor struktur og tilpasninger av innhold foretas. Simployers tette dialog med markedet, innebærer at vi har bygget opp en stor erfaringsbank på «beste praksis». Avhengig av rutinene og retningslinjene vi mottar, vil konsulent gjennomgå Simployers forslag til beste praksis med kunden og gi rådgivning på de forskjellige områdene. Dette gir kunden mulighet til å adoptere det de mener komplementerer egne rutiner og retningslinjer, og dermed sikre en best mulig løsning. Håndboken kvalitetssjekkes av Simployers rådgivere og håndboken er klar for å lanseres ut mot ledere og eventuelt ansatte i virksomheten. |
| HMS Håndbok | I tett dialog med kunde etablerer konsulent skreddersydd etablering av HMS-håndbok der kundens materiell blir innarbeidet i håndboken. Retningslinjer, rettigheter og plikter som er gjeldende i virksomheten blir kartlagt og innarbeidet av konsulent. Arbeidsmøter blir avholdt underveis i etableringen hvor struktur og tilpasninger av innhold foretas. Simployers tette dialog med markedet innebærer at vi har bygget opp en stor erfaringsbank på «beste praksis». Avhengig av rutinene og retningslinjene vi mottar, vil våre konsulenter gjennomgå Simployers forslag til beste praksis med kunden og gi rådgivning på de forskjellige områdene. Dette gir kunden mulighet til å adoptere det de mener komplementerer egne rutiner og retningslinjer, og dermed sikre en best mulig løsning. Håndboken kvalitetssjekkes av Simployers rådgivere og håndboken er klart for å lanseres ut mot ansatte i virksomheten. |
| HMS Avvik | Avvikssystemet etableres av konsulent etter oppstartsmøte med kunden hvor vi kartlegger virksomhetens behov, samt tilpasset sjekkliste utfylt av kunde. Konsulent gir administratoropplæring i avvikssystemet med den hensikt å sette kunden i stand til selv å videreutvikle systemet i tråd med gjeldende organisasjonsstruktur, og roller som blant annet styrer tilganger, varslinger etc til saksbehandler. |
| HMS Prosesser | I samarbeid med kunde etableres det antall og type HMS-prosesser kunde har kontraktfestet, hhv. HMS årshjul, sjekkliste for vernerunde og/eller årlig gjennomgang. Leveransen inkluderer 1 arbeidsmøte. Alle kundetilpassede prosesser som bygges utover det antall som er kontraktfestet vil være tilleggstjenester som faktureres pr time.Prosesser etableres med utgangspunkt i kundens egne rutiner og Simployer sin masterprosess basert på beste praksis. |
| Reise | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet reise på regning eller bruk av statens satser og arbeidsflyt med tilhørende roller og varslinger. Kunde settes i stand til å definere egne utleggstyper, samt knytte dette til en lønnsart. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av reise hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). Kunden er selv ansvarlig for videre import i mottagende systemer. |
| Utlegg | I samarbeid med kunde setter konsulent opp systemet i tråd med kundens rutiner. Dette inkluderer blant annet bruk av eventuelle kostnadsbærere og arbeidsflyt med tilhørende roller og varslinger. Kunde settes i stand til å definere egne utleggstyper samt knytte disse til en lønnsart. Konsulent klargjør for dataflyt (integrasjon) mellom systemer der det er bestilt. Konsulent klargjør for bruk av manuell eksport av utlegg hvis ønskelig (betinger at Simployers standard eksport-format kan benyttes av mottakende lønnssystem). Kunden er selv ansvarlig for videre import i mottagende systemer. |
| Time Pro |
Konsulent installerer og klargjør teknisk løsningVed lokal installasjon på kundes servere klargjør konsulent disse i.h.t. oversendt kravspesifikasjon av kunden. Løsningen settes opp av konsulent og konfigureres med utgangspunkt i kundens rutiner og eventuelle avtaleverk og overenskomster i.h.t. oversendte opplysninger fra kunde. Konsulent klargjør løsningen for integrasjon mot lønn (lønnstransaksjon). Konsulent klargjør løsningen for andre avtalte integrasjoner. Teknisk utstyr klargjøres, testes og sendes til kunde hvis dette er inkl. i avtale.
|
Prosjektform
Kunden har ansvaret for at nødvendig bistand og tilrettelegging fra andre leverandører til kunden avklares og gjennomføres i henhold til avtalt plan mellom kunde og Simployer.
Et eksempel kan være integrasjoner og datautveksling som skal settes opp mot andre leverandørers systemer.
Skriftlig språk for leveransen og dokumentasjon er på norsk. Møter/kurs gjennomføres digitalt, men det kan tilbys fysiske møter som tillegg. Kunde må stille med mottakerorganisasjon, dette uavhengig av etableringsnivå, som er ansvarlig for ressurser og fremdrift hos kunde.
Få HR-nyheter rett i innboksen