Viktig med oversikt over utstyr på ansattes hjemmekontor

Har dere full oversikt over utstyr som er kjøpt inn til ansattes hjemmekontor? Her er fire grunner til at dette er viktig.

For en liten stund siden fikk jeg en henvendelse fra et konsernselskap som skulle samle inn igjen dokkingstasjoner og skjermer. Mye av dette skulle selges på plattformer som finn.no, eller selges/overdras til de ansatte, for nå var det ikke behov for dobbelt opp av denne type utstyr lenger. De lurte på hvordan dette skulle føres i regnskapet.

Utfordringen for dette konsernet var at de ikke hadde oversikt over hvilke av konsernselskapene som hadde kjøpt inn utstyret. Dette var utstyr som ble kostnadsført ved anskaffelse, så det lå ikke i balansen. Det ble en tidkrevende affære å gå igjennom alle kostnadsføringer fra 2020 for å nøste dette sammen, slik at inntekten og momsen ble ført i riktig selskap.

Ikke alle virksomheter vil havne i en situasjon der regnskapsloven krever at man har en underliggende oversikt over hvor utstyr plassert hos de ansatte finnes i regnskapet. Noen har nok valgt å gi bort utstyret til de ansatte, og da trenger man vel ikke ha kontroll på det lenger? Eller?

Det finnes nok av grunner til å føre oversikt over utstyr som er kjøpt inn til ansattes hjemmekontorer:

Internkontroll

• Det er ikke uvanlig at ledelsen, styret, revisor eller andre ber om en redegjørelse for hvordan kostnaden til innkjøp av utstyr er disponert. Da må man kunne gi opplysninger over hva slags utstyr som er lånt ut, gitt bort, til hvem og til hvilken kostnad.

Skatt og arbeidsgiveravgift

• Både når utstyr lånes ut og gis bort til de ansatte, skal man foreta en skattemessig vurdering av hovedformålet med anskaffelsen. Utlånet eller overdragelsen er kun skattefri hvis det er yrkesbruken som er hovedformålet. Hvis skattemyndighetene kommer på besøk, vil man kunne få spørsmål om hvilke vurderinger som er gjort med tanke på forskjellige typer utstyr og forskjellige kategorier av ansatte hva angår hjemmekontorbruk. Det er en konkret vurdering som skal ha blitt gjort ved hvert enkelt utlån/overdragelse, og den må man kunne redegjøre for.

Merverdiavgift

• Når man kjøper inn utstyr som skal brukes i avgiftspliktig virksomhet, vil man ha muligheter til å fradragsføre inngående mva. Ofte er det snakk om forholdsmessig fradrag, siden utstyret dels skal brukes i yrket og dels privat. Hvis utstyret skal selges på et senere tidspunkt må man vite hvordan mva. ble håndtert ved anskaffelsen.

Forsvarlig arbeidsmiljø

• Arbeidsgiver skal foreta en kartlegging og risikovurdering for å vurdere behov for tiltak, herunder utstyr, for å sikre at krav til forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontoret er ivaretatt. Dette fordrer at man har en viss oversikt over hjemmekontoret til de ansatte, og hvilket behov for utstyr som er til stede. Fører kartleggingen fram til at den ansatte trenger utstyr er arbeidsgiver pliktige til å anskaffe dette. Da må det nødvendigvis føres en oversikt over dette utstyret.

Det finnes mange forskjellige metoder for å holde oversikt over slikt utstyr. I noen tilfeller vil utstyret være balanseført i regnskapet og finnes i et anleggsregister. Andre vil velge å digitalisere dette i egne databaser som håndterer utstyret. De fleste vil kanskje allikevel sverge til et godt, gammeldags regneark, i hvert fall om ikke størrelsen på virksomheten og utstyrsmengden tilsier noe annet.

Oversikt bør man uansett ha.