Viktig å levere reiseregningen før nyttår

I statens særavtale for reiser står det at reiseregningen skal leveres snarest etter at reisen er fullført. Avtalen gjelder alle statsansatte, men brukes også av kommunal sektor og det store flertallet private bedrifter.

Viktig ved nytt år

Infotjenesters lønnsrådgiver Øivind Elvestad sier det er mange grunner til at reiseregningen skal leveres så fort som mulig etter at reisen er fullført. En av dem er at arbeidstakere bare har krav på godtgjørelser etter de satsene og reglene som gjelder på reisetidspunktet.

- Hvis arbeidstakeren er sent ute med reiseregningen og det skulle gå over til nytt år, må vedkommende finne frem til de gamle satsene og reglene. Det samme må de som skal kontrollere, attestere og utbetale reiseregningen. Du lager altså en del merarbeid for kollegene dine hvis du er treg med reiseregningen, sier Elvestad.

Skatt på diett

Når det gjelder skatt, så skal skattereglene på utbetalingstidspunktet legges til grunn. 

- Det betyr at dersom ansatte venter til 2018 med å levere reiseregninger for 2017, så skal det trekkes skatt av diettgodtgjørelsen etter de nye reglene som gjelder fra nyttår - samtidig som de ikke får en eventuell økning i satsene som måtte komme ved nyttår, sier Elvestad. 

Må huske klokkeslettet

En annen grunn til å være tidlig ute med reiseregningen er at den skal inneholde nøyaktig informasjon om reiseruter og klokkeslett.

- Det er fort gjort å glemme tidspunkter som skal angis på reiseregningen. Det er også fort gjort å glemme å få med utlegg man har foretatt for arbeidsgiver. Dermed kan arbeidstakeren tape penger på å vente, sier Elvestad.

Kan ødelegge rapporteringen

Også i forbindelse med rapportering til ledere, er det viktig at den ansatte leverer reiseregningen før det har gått for lang tid.

- Hvis reiseregningen ikke leveres i riktig tid vil ikke budsjett og regnskap stemme, og månedsrapportering til ledere vil være feil. Dermed blir det et dårlig styringsverktøy. Dette er spesielt viktig i forbindelse med årsoppgjøret, hvor man skal ha med alle kostnader på fjoråret, sier Elvestad.

Han oppfordrer arbeidstakere til å være tidlig ute med reiseregningen, og oppfordrer arbeidsgivere til å være streng med at arbeidstaker er tidlig ute.