Er det ok å melde om sykefravær på SMS?

At ansatte sender en melding når de skal varsle om sykefravær er en dårlig løsning, mener Simployers rådgiver.

Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Atle Torp holder hvert år mange kurs for virksomheter som ønsker hjelp til å redusere sykefraværet.

Der understreker han blant annet hvor viktig det er å lage gode rutiner for hvordan ansatte skal melde fra om egen sykdom, og hvem de skal melde fra til.

Lag gode prosedyrer

Den erfarne sykepengeeksperten sier det ikke er noen god ide å la ansatte melde fra om egen sykdom ved å sende en e-post eller SMS.

- Vi anbefaler å kreve at syke ansatte så langt det er mulig ringer nærmeste leder med personalansvar ved arbeidsdagens begynnelse. I bedrifter der man på grunn av skiftordninger eller tilsvarende ikke klarer å gjennomføre dette, anbefaler vi et system hvor man sender en melding til leder, som så ringer tilbake. Da er det viktig at arbeidstakerne vet at de skal ha mobilen påslått og være tilgjengelig, sier Torp.

Han anbefaler å ta slike interne retningslinjer inn i personalhåndboken og virksomhetens retningslinjer for oppfølging av sykmeldte.

SMS gir krav på sykepenger

Torp understreker at det ikke er et krav i folketrygdloven at syke ansatte skal ringe ved arbeidsdagens begynnelse. For å ha rett til sykepenger etter folketrygdloven holder det at arbeidstakeren melder fra om sykdom i løpet av den første dagen med sykdom. Der stilles det heller ikke noen spesifikke krav til hvordan beskjeden skal formidles.

- Det betyr at dersom arbeidstakeren sender en SMS i løpet av arbeidsdagen og melder fra om sykdom, så vil han eller hun ha krav på sykepenger etter loven. Men det vil samtidig være et brudd på bedriftens eget regelverk, og dermed risikerer den ansatte å få en advarsel for brudd på de interne prosedyrene, sier Torp.

Han sier det er en god rutine at ledere som mottar skriftlig melding om sykefravær ringer tilbake til den ansatte for å innlede en dialog. 

Viktig for god oppfølging

Grunnen til at det er viktig at arbeidstakeren ringer og gir beskjed om sykdom, er at leder får mulighet til å stille noen oppfølgingsspørsmål.

- Når en ansatt ringer og sier at han eller hun ikke kommer på jobb på grunn av egen sykdom, skal de også gi beskjed om funksjonsevnen, slik at leder får vurdert tilrettelegging. Det naturlige oppfølgingsspørsmålet er "Hva klarer du å gjøre?". Da ser vi at veldig mange sier at de er 100 % arbeidsufør. Da vil spørsmålet være "Klarer du å komme deg hit?" "Klarer du å gå?" Hvis du ikke kan bruke en arm, så kan du gjerne gjøre noe annet i stedet. Arbeidstakerne trenger ikke å oppgi diagnosen, men må si noe om hva de ikke kan gjøre, sier Torp.

I tillegg må den ansatte si om sykdommen er arbeidsrelatert. Det er også naturlig å spørre om hvor lenge arbeidstakeren forventer å være borte, slik at man kan tilrettelegge.

Lettere å starte tilrettelegging

Atle Torp sier at han har mange eksempler på at bedrifter som innfører et slikt regelverk ser en reduksjon av sykefraværet.

- Dette kan nok ha flere årsaker. Mange arbeidstakere tenker ikke på muligheten for tilrettelegging i de tilfeller hvor de ikke kan gjøre jobben fullt ut, eller muligheten for å få dekket taxi til og fra jobb dersom problemet er å komme seg til og fra arbeid pga sykdom. Noen benytter også muligheten til å få en fridag uten at de er syke, og da er det nok lettere å lyve på SMS enn på telefon.

Levering av egenmelding og sykmelding

Atle Torp sier at bedriftens egne rutiner også må inneholde noe om hvordan den ansatte skal levere dokumentasjon.

- Arbeidsgiver kan ha rutiner som sier at egenmeldingen skal leveres uoppfordret første arbeidsdag. Ansatte som ikke gjør det mister retten til sykepenger, det har vi kjennelser på fra Ankenemnden for sykepenger i arbeidsgiverperioden. Når det gjelder sykmeldingen, så må den være sendt arbeidsgiver innen 14 dager. Hvis ikke bortfaller retten til sykepenger. Da får den ansatte samtidig et avbrudd i arbeidsforholdet på mer enn 14 dager og må opptjene ny rett til sykepenger, noe som kan få store økonomiske konsekvenser.