Når en ny medarbeider har akseptert jobbtilbudet ditt, er tiden slett ikke inne for å lene seg tilbake og vente på første arbeidsdag. Da starter nemlig den viktige preboardingsfasen.
Tiden fra ny medarbeider signerer kontrakten og fram til første arbeidsdag er en mye viktigere periode enn du kanskje skulle tro. Hvordan du som leder velger å bruke denne preboardingsperioden vil nemlig trolig få konsekvenser for hvordan arbeidsforholdet med den nye medarbeideren utvikler seg.
Hvorfor er preboarding viktig?
På en måte kan vi sammenligne preboardingsfasen med et kjærlighetsforhold som starter som et avstandsforhold. Etter det første intense møtet, er det jo ekstremt viktig å holde liv i gnisten fram til neste møte. Hvis ikke kan gnisten slukne – eller enda verre: noen kan snappe din utvalgte fra deg.
God preboarding handler altså om å få den nyansatte til å føle seg inkludert, ivaretatt og velkommen, og bli trygg på at beslutningen om å takke ja til jobbtilbudet var riktig.
Her er noen enkle tips til hva du som leder kan gjøre i preboardingsfasen:
1. Ha jevnlig kontakt
Dette er kanskje det aller viktigste du bør gjøre i preboardingsperioden. Hold forholdet varmt og aldri la det gå for lenge mellom hver gang du sjekker inn med den nye medarbeideren din.
I tillegg til alle praktiske tingene, som ofte går per e-post, er det viktig med en litt mer uformell kontakt også. Det kan være så enkelt som en melding om f.eks «god helg».
2. Oppfordre til kontakt
Strekk ut en hånd og inviter den nyansatte til selv å ta kontakt med deg eller virksomheten. «Er det noe VI kan gjøre for deg før du starter»?
3. Involver kollegaene!
Sørg for at alle på avdelingen får vite om den nye kollegaen som kommer. Hvis mulig, gi den nyansatte tilgang på chattegrupper, både de faglige, men også de sosiale og mindre formelle gruppene. Det er også hyggelig om den nyansatte blir invitert til en sosial sammenkomst før oppstart.
4. Send noe hjem til den nyansatte
Det er alltid hyggelig og overraskende å få en hilsen på døra eller i postkassa! Her er det bare fantasien (og kanskje budsjettet) som setter grenser, men det koster ikke så mye å sende markedsføringsmateriale, som f.eks en kaffekopp, en kladdebok, et plagg eller annet med virksomhetens logo på. Det vil garantert bli satt pris på!
5. Oppnevn en fadder
Dette er en kollega som har i oppgave å ta ekstra hånd om den nyansatte i starten av arbeidsforholdet. Dette bør være en person som ikke er leder og kan gjerne være en som ikke er en del av teamet/avdelingen. Tenk på dette som den første vennen utenfor avdelingen på den nye arbeidsplassen.
6. Den viktige e-posten før oppstart
Rett før første arbeidsdag er det viktig å sende velkomstmail der du svarer på alle spørsmål du tror den nye medarbeideren din har på tampen. Informer om oppmøtetid og sted, hvem som tar i mot og hva som er planen for første arbeidsdag. Du kan også opplyse om hva som er kleskode, parkering og hvordan dere skal spise lunsj den første dagen. Ønsk den nye medarbeideren din velkommen og at du gleder deg til dere skal begynne å jobbe sammen!
Husk, det handler om å informere, forberede, berolige og sørge for at den nye medarbeideren får svar på alle disse spørsmålene han eller hun har, blir inkludert og føler seg ivaretatt og velkommen på sin nye arbeidsplass. Det er det som er god preboarding!
Les også: 10 tips til god onboarding
Få HR-nyheter rett i innboksen