Så lenge må du oppbevare sykepengedokumentasjonen

Mange er usikre på hvor lenge de må oppbevare dokumentasjonen i forbindelse med ansattes sykmelding. Nå har det kommet noen nye avklaringer.

Hvor lenge må du oppbevare søknad om sykepenger og inntektsopplysningsskjemaet i forbindelse med ansattes sykmelding?

Dette spørsmålet har vært hyppig diskutert den siste tiden, og svaret har vært avhengig av hvem du spør.

- Skattedirektoratet har nå vurdert saken, og de har landet på at både søknaden om sykepenger (tidligere del D) og inntektsopplysningsskjemaet (NAV 08-30.01) er å anse som primærdokumentasjon med 5 års oppbevaringstid, sier Infotjenesters økonomirådgiver Morten Thorkildsen.

Må også oppbevare K27

Når det gjelder oppgjørsrapporten K27, som NAV sender ut 1-2 ganger i måneden, er det aktører som hevder at denne ikke oppbevaringspliktig. K27 viser blant annet hvem refusjonsbeløpet gjelder, og for hvilken periode. Skattedirektoratet tok ikke stilling til K27 i sin prinsipputtalelse. Infotjenester har diskutert problemstillingen med direktoratet, og de er enig i at K27 i visse tilfeller kan være primærdokumentasjon med 5 års oppbevaringstid.

- Vi i Infotjenester mener at oppgjørsrapporten K27 bør brukes som bokføringsbilag for utbetalte refusjoner fra NAV, og at den derfor må sees på som primærdokumentasjon med en oppbevaringstid på 5 år. Dersom man har mange sykmeldinger og kun bruker banktransaksjonen som bokføringsbilag, vil det være umulig å holde kontroll på hvilke refusjonskrav som er avregnet og hvilke som står åpne. Banktransaksjonen viser ikke noe annet enn at beløpet kommer fra NAV, og forteller ikke noe om hva og hvem beløpet gjelder. Dermed blir det også umulig å avstemme balanseposten 31.12, sier Thorkildsen.

Kan ikke oppbevares i Altinn

All dokumentasjonen må den bokføringspliktige laste ned fra Altinn og oppbevare selvstendig.

- Det finnes en egen uttalelse om god bokføringsskikk som fastslår at det vi sender inn til Altinn av pliktig regnskapsrapportering uansett må oppbevares av den bokføringspliktige på vanlig måte, som all annen regnskapsdokumentasjon. Grunnen er at man ikke har noen innflytelse på hva Altinn måtte finne på å slette. Det finnes skjemaer, som for eksempel oppgjørsrapporten K27, som kun ligger i Altinn en begrenset periode på for eksempel 1 år, sier Thorkildsen.