Mange vet ikke om de følger reglene ved medarbeidersamtaler

Hver fjerde leder vet ikke om referatene fra medarbeidersamtaler oppbevares i henhold til personvernreglene. – Det kan svekke kvaliteten på samtalene, advarer Datatilsynet.

Medarbeidersamtalen er for mange virksomheter en viktig del av medarbeideroppfølgingen. I medarbeidersamtalen er det vanlig å jobbe med den enkeltes utvikling, motivasjon, og å hjelpe arbeidstakerne til å forstå egen rolle og hvordan denne henger sammen med virksomhetens overordnede mål. Mange bruker også medarbeidersamtalen til å jobbe systematisk med kompetanseutvikling.

De aller fleste dokumenterer disse samtalene på en eller annen måte. Spørsmålet er om denne dokumentasjonen lagres og deles i henhold til personvernregelverket, GDPR. Ifølge en undersøkelse Perceptor har gjort for Simployer, er så mange som 24 prosent av norske ledere usikre på dette.

– Når ledere som gjennomfører medarbeidersamtaler er usikre på om opplysningene fra medarbeidersamtalen håndteres riktig, kan det for det første legge en demper på hvor aktivt de følger opp arbeidstakerne. Når folk er usikre på hva som er lov, kan de blir for forsiktige, av frykt å gjøre feil, sier seniorrådgiver Kaja Breivik Furuseth i Datatilsynet til Dagsavisen Demokraten.

Mye usikkerhet

Therese Gram, som er leder for Simployer sin rådgiveravdeling, sier til den samme avisen at hun ikke tror det er viljen det står på.

– Det høye tallet i rapporten reflekterer nok ikke manglende vilje, men heller mye usikkerhet knyttet til GDPR. Det finnes flere måter å håndtere dette på, men det viktige er at bedriften har kontroll på både lagringen og hvem som har tilgang til opplysningene knyttet til den enkelte arbeidstaker, sier hun.

Hun mener det kan være alvorlig dersom man ikke håndterer denne dokumentasjonen i henhold til personvernlovgivningen.

– Det er viktig å huske på at i en medarbeidersamtale kan for eksempel helseutfordringer bli et tema, og da er det plutselig snakk om sensitive opplysninger. Dersom lederen så sender et referat av samtalen i en e-post som ikke er kryptert, kan andre ganske enkelt få tilgang til denne informasjonen. Gode rutiner for signering, lagring og låsing av dokumenter er viktig for å unngå at man havner i en situasjon der det plutselig finnes to versjoner av samtalen, sier Gram

Viktig å sikre innsyn

Datatilsynet understreker overfor Dagsavisen at det er viktig at de ansatte har innsyn i hva arbeidsgiver lagrer om dem. De har mange saker hvor ansatte henvender seg til dem for å få hjelp til å få innsyn i de personopplysningene arbeidsgiveren har lagret.

– Innsyn er en forutsetning for at arbeidstakeren kan be om retting av opplysninger, eller sletting av opplysninger som arbeidstakeren mener ikke lenger er nødvendig å lagre. Personopplysningsloven gir likevel visse unntak for arbeidstakernes rett til innsyn, for eksempel der det er nødvendig å nekte innsyn for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser, sier Kaja Breivik Furuseth i Datatilsynet.