Mange bryter arbeidstidsreglene uten å vite om det

Mange tenker at det er unødvendig å føre oversikt over når ansatte med fast arbeidstid eller arbeidsplaner faktisk jobber. Det er feil.

Kravet om å føre oversikt over arbeidstid følger av arbeidsmiljøloven § 10-7. Det er svært viktig for ledere med personalansvar å kjenne til denne bestemmelsen og hvorfor den finnes:

 «Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte».

Last ned gratis guide: 10 typiske problemer og løsninger for HR-medarbeidere

Gjelder for alle

Kravet om å ha oversikt over arbeidstid gjelder for alle. Det vil si at arbeidsgiver må sikre at det faktisk føres en slik oversikt.

– Det er uten betydning om medarbeideren har fast arbeidstid, en arbeidsplan som sier når det skal arbeides, timelønn eller fastlønn. Poenget med bestemmelsen er at arbeidsgiver skal ha oversikt over hvor mye den enkelte faktiske har arbeidet, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Dystebakken.

Må ha med start- og sluttidspunkt

Oversikten skal gi mulighet for å kontrollere at alle arbeidstidsbestemmelsene er overholdt. Derfor må den vise når det er arbeidet, ikke bare hvor mye. 

– At det skal føres start- og sluttidspunkt er nok det jeg opplever overrasker flest. Men har man ikke med dette, så vil det som hovedregel ikke være mulig å kontrollere at alle arbeidstidsbestemmelsene følges, sier Dystebakken.

Simployers rådgiver understreker at det er et lederansvar å vite for eksempel hvor mange timer hvile medarbeideren har fått, når på døgnet det ble arbeidet og om det jobbes på søndager.

– Og selv om de konkrete rammene er overholdt, må du også sikre at arbeidstidsbelastningen er forsvarlig. Oversikt over den faktiske arbeidstiden er grunnleggende i forsvarlighetsvurderingen, sier hun.    

Iverksette tiltak

Loven stiller krav om at man har rutiner for å sikre at § 10-7 ivaretas. Det er krav om at medarbeiderne er kjent med rutinene og at rutinene faktisk er innført i virksomheten. Det vil si at du må ha rutiner for hvordan arbeidstiden skal føres og rutiner for hvordan man skal kontrollere arbeidstiden.

–  Bestemmelsen sier at oversiktene skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og tillitsvalgte. Men hovedformålet er likevel at arbeidsgiver selv skal ha oversikt – og forebygge og avdekke brudd, sier Dystebakken.

Når leder har den fortløpende oversikten, vil det også være mulig for leder å oppdage eventuelle brudd på arbeidstidsbestemmelsene raskt.

– Brudd på arbeidstidsbestemmelsene vil forekomme, men det er de systematiske, alvorlige og langvarige bruddene vi må unngå, sier hun.  

– Å ha en slik oversikt er et viktig verktøy for å forebygge brudd; for eksempel dersom du har behov for å pålegge overtid vil du raskt kunne  «velge» den som har minst arbeidstidsbelastning ut fra oversikten, sier Simployers juridiske rådgiver.

Kan aldri bli arbeidstakers ansvar

Ofte styrer medarbeiderne sin egen arbeidsdag for eksempel med mulighet for å bytte vakter seg imellom. Fleksibilitet og frihet uten at leder skal involveres i alt, slik vi ønsker at det skal være.

– Leders ansvar blir ikke fleksibelt av den grunn. Det er arbeidsgiver som må sikre kontroll med at medarbeiderne ikke arbeider utover de tillatte rammene og at arbeidstidsbelastningen er forsvarlig. Det skal forebygges, men hvis det skjer må det iverksettes tiltak for å sikre at det ikke gjentar seg eller pågår over lang tid.

–   Det er arbeidsgivers plikt å sørge for å ha denne oversikten og at den brukes i tråd med formålet. Manglende oversikt vil ikke fristille for ansvar, snarere tvert imot, sier Karoline Dystebakken i Simployer.

– Formålet er å ivareta medarbeiderne og arbeidsmiljøet. Vi vet at for stor arbeidstidsbelastning ikke er bra. Det øker risikoen for uønskede hendelser, sykefravær og manglende balanse mellom jobb og fritid. Det er ødeleggende for den enkelte, arbeidsmiljøet og følgelig arbeidet, som arbeidsmiljø handler om. 

– Oversikten er derfor et viktig verktøy for den enkelte leder i det daglige løpende HMS-arbeidet og personaloppfølgingen. Du skal ivareta medarbeiderne, din viktigste ressurs, på kort og lang sikt, understreker Dystebakken.