Derfor er det viktig med den årlige HMS-gjennomgangen

Simployers erfarne rådgiver liker å sammenligne den årlige HMS-gjennomgangen med skattemeldingen. 

– Det handler om å stikke fingeren i jorda. Hele poenget med gjennomgangen er å få en skikkelig statusoversikt over arbeidsmiljøarbeidet ditt slik at du kan prioritere å jobbe med det viktigste og det som gir størst effekt i din virksomhet, sier Sandtorp. 

HMS-gjennomgang er lovpålagt

Alle norske virksomheter er ifølge arbeidsmiljøloven pålagt å overvåke og gjennomgå internkontrollen for å sikre at den fungerer. De fleste virksomheter løser dette ved å gå gjennom HMS-arbeidet sitt minimum én gang i året, der man vurderer resultatene, hva som fungerer, hva man må endre og om lovverket eller andre forutsetninger har eller vil endre seg. 

Ifølge Sandtorp er det likevel mange virksomheter som ikke følger opp.

– Mitt inntrykk er at mange er usikre på hva dette er og hva det er godt for. Noen tror det bare er en årlig vernerunde, sier hun.

En HMS-gjennomgang dreier seg imidlertid om mer enn bare sikkerhet på arbeidsplassen. Hensikten med gjennomgangen er å få en god oversikt over status på HMS- og arbeidsmiljøområdet, og deretter bruke resultatene av gjennomgangen i arbeidet med kontinuerlig forbedring i virksomheten. 

– Det aller viktigste med den årlige HMS-gjennomgangen er hva du bruker resultatene til, sier Sandtorp.

Kan bli lovendringer i 2025

Den årlige HMS-gjennomgangen er en svært verdifull mulighet for øverste leder til å følge opp hvordan det omfattende ansvaret hen har for arbeidsmiljøet ivaretas i virksomheten, og planlegge nødvendige endringer.

– I år kan det være nyttig å ha spesiell fokus på hvordan man jobber med det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet. Her er det foreslått en utdyping av regelverket både i arbeidsmiljøloven og arbeidsmiljøforskriftene, og høringsrunden ble avsluttet rett før jul. Vi antar derfor at det kommer lovendringer i løpet av 2025, sier Sandtorp.  

Risikoen for pålegg bør ikke være grunnen til gjennomgang

Kan få pålegg

Virksomheter som ikke følger kravet om HMS-gjennomgang kan få et pålegg dersom man får tilsyn og ikke har gjort den årlige gjennomgangen.

– Men risikoen for pålegg bør likevel ikke være grunnen til gjennomgang. Sannheten er at du kan gå glipp av stort forbedringspotensial i egen virksomhet og overse små og store risikofaktorer hvis du lar være, sier Sandtorp.

HMS-gjennomgangen må dokumenteres skriftlig

Det er ingen formkrav til hvordan en virksomhet skal gjennomføre en HMS-gjennomgang, men den systematiske gjennomgangen må dokumenteres skriftlig.

– En virksomhet bestemmer selv hvor lista skal legges. Det trenger ikke å være så tidkrevende, men det er lurt å bruke en type sjekkliste for å lettere kunne dokumentere gjennomgangen, sier Sandtorp.

– Det er heller ikke spesifisert hvem som skal delta i en årlig gjennomgang, men det er naturlig å ta med kandidater som øverste leder, verneombud evt. andre representanter for de ansatte, HR etc.

Sandtorp sier at starten av et nytt år er et godt tidspunkt å stille seg de viktige spørsmålene som kan gi oversikt:

• Har vi de målene vi skal ha?
• Har vi kartlagt og risikovurdert, og er innholdet oppdatert?
• Har vi de rutinene og instruksene vi trenger?
• Har ledere og nøkkelpersoner den kompetansen de trenger?
• Kommer det nye krav i lover og forskrifter? 

– Selv om HMS-arbeidet er en kontinuerlig prosess, er januar et naturlig tidspunkt å få oversikt på. Så må man jobbe godt med resultatene og sette inn tiltak der det trengs, avslutter Sandtorp.