Endelig halvert oppbevaringstid for alle som importerer varer

Oppbevaringstiden for regnskapsmateriale hadde vært 10 år i uminnelige tider, da finansminister Sigbjørn Johnsen høsten 2013 varslet at regjeringen ville fremme et lovforslag om å redusere minstekravet til oppbevaringstid for regnskapsmateriale (primærdokumentasjon) til 5 år. Dette var noe av det siste Johnsen gjorde som finansminister, før Erna Solberg ble statsminister senere den høsten.

Allerede da ny bokføringslov ble vedtatt i 2004 anmodet Stortinget regjeringen om å vurdere kravet til 10 års oppbevaringstid nærmere. Det var mange hensyn å ta, og det var kanskje noe av grunnen til at dette tok så lang tid.

Skattedirektoratet og Økokrim var klare på at 10 års oppbevaringstid burde opprettholdes både av kontrollhensyn og for bedre å kunne bekjempe økonomisk kriminalitet. Organisasjoner som Regnskap Norge (daværende NARF), NHO og Revisorforeningen fremhevet på sin side de enorme besparelsene som næringslivet kunne få. I rapporter fra konsulentselskaper ble det skissert at rundt 80 millioner regnskapspermer ble oppbevart totalt i Norge, med en årlig kostnad på i overkant av 600 millioner kr. En halvert oppbevaringstid kunne gi besparelser på 260 millioner kr.

Halveringen av oppbevaringstiden fra 10 til 5 år ble et faktum fra 1. februar 2014, og alle hjerter gledet seg.

Manglende harmonisering

Næringslivet var imidlertid ikke fornøyd med alt. Selv om hovedregelen om oppbevaring i bokføringsloven var halvert, var det mange spesialregler i bokføringsforskriften og i andre lover som fortsatt hadde 10 år eller lengre oppbevaringstid. Det var blant annet innenfor prosjekter i bygg og anlegg, utleie av fast eiendom og tolldeklarasjoner med underlag ved import av varer.

Importører og eksportører av varer har altså siden 2014 fortsatt måttet oppbevare tolldeklarasjoner med tilhørende grunnlagsdokumenter i 10 år. Enkelte av disse har hatt separate og manuelle rutiner for oppbevaring av tolldokumentasjon, mens andre har oppbevart alt regnskapsmateriale i 10 år for sikkerhets skyld. Det har gått med mye hylleplass og ekstra permer av denne årsak. 

Nye regler fra 2021

I november 2020 sendte Tolletaten ut en høring med forslag om endelig å harmonisere reglene med bokføringsloven. Sjelden har vel en høringsrunde gått like smidig. Høringsuttalelsene var stort sett begrenset til å si seg enig i forslaget. Endelig skulle man få den fulle forenklingseffekten man ønsket i 2014.

Tolldeklarasjoner og grunnlagsdokumenter skal altså oppbevares i 5 år, fra og med 1. februar 2021. Grunnlagsdokumenter omfatter alle relevante dokumenter i forbindelse med kjøp av varene, som ordre, aksept, kontrakt, proformafaktura, faktura, betalingsdokumenter, transportdokumenter, tillatelser og lisenser mv.

Oppbevaringskrevet innebærer at dokumentasjon som vedrører deklareringer gjort i 2021 skal oppbevares til utgangen av år 2026. Reduksjonen gjelder også for dokumentasjon av deklareringer gjort før dette tidspunktet.