Med nye personvernregler får ansatte blant annet rett til innsyn i interne HR-dokumenter som rekrutteringsnotater, vurderinger og varslingssaker. Mange bør vurdere å legge om rutinene.
Ved rekruttering gjennomføres vanligvis jobbintervjuer, referanseintervjuer og tester, og det hentes inn referanser, CV-er og annen dokumentasjon. Alt dette inneholder personopplysninger, og må behandles etter det nye personvernregelverket som trådte i kraft i fjor sommer.
- Ikke alle tenker på at jobbsøkerne har rett til informasjon om hvordan disse opplysningene behandles. I artikkel 13 og 14 i personvernforordningen (GDRP) er det noen allmenne bestemmelser i som gjelder i henseender, og som også vil få betydning ved rekruttering, sier Infotjenesters jurist Camilla Schie-Veslum.
Bør ha en personvernerklæring
Schie-Veslum sier denne retten til informasjon gjerne kan gis gjennom en egen personvernerklæring til jobbsøkere.
- Personvernerklæring er ikke et begrep vi finner igjen i forordningen, men det er mye brukt begrep, og kan derfor være hensiktsmessig. I en slik personvernerklæring må kandidatene få opplysninger blant annet om hvem som er behandlingsansvarlig, hvilke opplysninger som behandles, at formålet med behandlingen er rekrutteringer og hvor lenge opplysningene skal lagres, sier Schie-Veslum.
Kan sendes ut som svar
Infotjenesters jurist sier denne personvernerklæringen kan sendes til kandidaten på ulike måter.
- Personvernerklæringen kan gjøres tilgjengelig for arbeidssøkeren som et ledd i søknadsprosessen. Dersom dere har elektronisk innsending av søknader, kan for eksempel personvernerklæringen legges ved svaret som sendes tilbake til jobbsøkeren. En annen mulighet er å tilgjengeliggjøre denne personvernerklæringen på virksomhetens nettsider.
For å gjøre det enklere for arbeidsgivere har Infotjenesters jurister laget en mal som kan brukes som utgangspunkt for en slik personvernerklæring.
Få HR-nyheter rett i innboksen