Derfor bør HR være sentrale i HMS-arbeidet

Når HR har fulle dager med koronarestriksjoner, budsjettering og rekruttering, kan det være fristende å nedprioritere HMS, siden det er mange andre som har mer lovbestemt ansvar og konkrete roller der. Her er grunnene til at HR faktisk bør delta i bedriftens HMS.

Faktisk er det et lovkrav i seg selv at man skal ha oversikt over hva de forskjellige funksjonene bidrar med i HMS-arbeidet, og den oversikten over roller og ansvar skal dokumenteres. Det vil være naturlig å fastslå hva HR bidrar med som en del av en slik oversikt.

Sluttet fordi HR fikk alt mulig

Det er utvilsomt slik at HR har mangfoldige og varierte arbeidsdager. Mange steder har det nok skjedd at HR har fått en oppgave fordi toppledelsen ikke har noen andre i linjen eller staben å gi oppgaven til. Hvis midlene til å kjøpe inn hjelp da ikke følger med, vil HR kunne oppleve at tiden til å jobbe med menneskene og kulturen spises opp av ymse mer praktiske gjøremål.

Klima, mangfold, eiendom, samfunnsansvar og events. Det er mye en moderne virksomhet driver med, og ting har lett for å havne på HR-avdelingens bord.

I en artikkel i Dagens Næringsliv i høst beskrev en tidligere HR-sjef hvordan HR-arbeidet havner i opprørt hav:

«Det er jo kanongøy å jobbe med HR når det fungerer. Men dessverre drukner veldig mye HR-arbeid i administrasjon av prosjekter. Plutselig skal bedriften være «miljøfyrtårn» for eksempel, og da er det lett å rope på HR»
Cathrine Lie Strand

Lie Strand beskriver også en frustrasjon over en flytteprosess hun jobbet med, som handlet mer om pappesker og datasystemer enn om mennesker.

Noen må faktisk skrive ned rutinene

Både flytteprosjekter og Miljøfyrtårn handler om arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøet handler igjen om arbeidet, nærmere bestemt om hvilke muligheter menneskene i virksomheten har til å sikre verdiskapningen mens de jobber på en trygg og sikker måte. På den bakgrunn er begge deler naturlige prosjekter for HR å bidra i. Utfordringene er vel som Lie Strand skriver, at det blir prosjektledelsen og de praktiske detaljene som sluker HRs kapasitet.

Noe av det viktigste ved begge disse prosjektene vil være å kartlegge og fremme hvordan de best understøtter medarbeidernes arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø, mens i realiteten blir man sittende å planlegge tilgang på pappesker og rekkefølge på flyttearbeidet, eller å skrive nye rutiner i Miljøfyrtårnarbeidet.

«Noen» må gjøre alle disse oppgavene, og det kan godt være HR, men det krever at man har ressurser til rådighet både til strategisk arbeid med involvering av ressurspersoner, de konkrete, praktiske oppgavene OG oppfølging og korrigering.

Fortsatt er HR en ressurs man kniper på mange steder, en stabsfunksjon som skal være minst mulig, og det passer dårlig med at man både skal planlegge, lede og gjennomføre denne type prosjekter.

La oss ta en kikk på noen kjerneoppgaver HR har:

• Planlegge og anskaffe menneskelige ressurser (derav begrepet human resources)
• Følge opp og utvikle de folka man har i virksomheten
• «Avvikling» av arbeidskraft der det er nødvendig

Mange av disse oppgavene i «medarbeiderreisen» er en del av det systematiske arbeidsmiljøarbeidet som HMS-reglene fokuserer på.

For å være litt mer konkret, er dette eksempler på oppgaver som kan stemples som HMS:

• kompetanseplanlegging
• organisasjonsutvikling
• onboardingsprogram (opplæringsrutiner)
• lederutvikling og lederstøtte
• initiering av medarbeidersamtaler
• gjennomføring av pulsmålinger og andre medarbeiderundersøkelser
• representasjon i arbeidsmiljøutvalg (typisk som en av arbeidsgivers representanter)
• fasilitering av valg av vernetjeneste
• drift av virksomhetens HMS-system

Hvor mange av disse oppgavene kjenner du igjen fra din HR-hverdag? 

Svaret kommer sikkert an på bedriftsstørrelse og i hvilken grad virksomheten har investert i HMS-ansvarlig som en egen rolle. Der de ikke har det, blir det likevel vanskelig å si at alt HMS-ansvar ligger i linjen, mens HR skal jobbe rendyrket med rekruttering og utvikling av medarbeidere. Men om store prosjekter som miljøsertifisering og omrokering i lokalene skal få fortrenge arbeid med å utvikle medarbeiderkulturen i selskapet, det er et annet spørsmål.

En måte å se det på er at man jobber med kultur også gjennom de prosjektene man velger. En annen måte å se det på er at HR gjerne må eie prosjekter, men at det oftere bør følge med penger til å leie inn ekstern prosjektledelse eller anskaffelse av effektive verktøy.

Opplæringskrav

Siden HR-funksjonen ikke er spesifikt nevnt i HMS-reglene, finnes det ingen formelle opplæringskrav til HR. Opplæring må tilpasses HRs rolle i arbeidsmiljøarbeidet i den enkelte virksomhet. Kunnskap om systematisk HMS-arbeid, inkludert roller, ansvar og oppgaver er vesentlig for de fleste. Det samme gjelder bruk, og eventuelt drift av virksomhetens HMS-system, samt innføring i relevante arbeidsmiljøfaktorer. 

I guiden «God HMS-kultur – for deg som vil revitalisere virksomheten»  har vi en gjennomgang av de sju viktigste rollene i HMS-arbeidet. Og du har kanskje gjettet det nå: Vi mener definitivt HR er én av dem. 
Last den ned her.

I et webinar nylig snakket jeg litt om hvor viktig det er at HR får involvert alle de andre rollene som har oppgaver i HMS-arbeidet. HR er ofte en slags fagansvarlig på HMS-området. Hvis fokus bare er på hvordan roller som arbeidsmiljøutvalg og verneombud kan jobbe minst mulig med HMS, da får man heller ikke fart på HMS-arbeidet og hjelp til å nå resultatene og realisere strategien. Sørg for å ha en systematikk som involverer de andre rollene.