5 suksessfaktorer for godt HMS-arbeid

Gjennom mange år med HMS-jobbing har jeg sett eksempler på både gode og dårlige HMS-løsninger ute i bedrifts-Norge. Her har jeg og mine kolleger samlet en liste med karaktertrekk på de som har gått fra "godt nok" til "beste praksis".

Her er fem kjennetegn hos de som har et HMS-arbeid som virkelig gir virksomheten verdi, og som bruker systemet sitt som et verktøy for å nå målene sine:

1. Rutineforbedringer

   Sovende rutinedokumenter og manglende referater gjør det vanskelig å løse oppgaver effektivt og trygt, og er også en fallgruve når nye kolleger skal fases inn. De beste har systemer med lett tilgjengelige og oppdaterte rutinebeskrivelser, og dokumentasjon som viser at rutinene brukes. Systemet bør ha versjonskontroll.
   
   

2. Engasjement

   Verktøyene må brukes! Da må eksempelvis de som sender inn avvik eller svarer på en medarbeiderundersøkelse, se at det nytter å si fra. Det må være et uttalt ønske om medvirkning, og en bredde i hvem som engasjerer seg og hva som tas opp. Systemet skal være lett tilgjengelig.
   
   

3. Oppfølging

   Fra gode intensjoner til praktisk handling – det handler alltid om det vi faktisk gjør. De som skal utføre oppgavene må få beskjed på en enkel måte, og purres opp hvis avtalte tiltak i avviksbehandling og handlingsplaner ikke gjennomføres som planlagt. Systemet bør gi deg påminnelser, og gjerne tilbakemeldinger til de som meldte inn saken.
   
   

4. Beredskap

   Risikovurdering av utfordringer og farer må ikke bare munne ut i en oversikt, men også tiltaksplaner og øvelser på områder med antatt høy risiko. Husk at bilkjøring, innbrudd og mobbing også kan være risikoområder!
   
   

5. Forankring

   Der HMS-arbeidet fungerer bra, er oftest toppledelsen involvert, engasjert og trekker fram gode eksempler på gjennomførte tiltak. I samspill med de ansatte må arbeidsmiljøet utvikles, følges opp og evalueres jevnlig. Lederen skal ha opplæring, ta initiativ og følge opp!
   
   

En slik liste er selvsagt ikke uttømmende. Det er mange suksessfaktorer, og flere enn fem er viktige for å kunne si at man er i toppklassen på HMS. Tre andre ting som du bør etterstrebe for å klare å ta løftet:

Struktur

Fokus må opprettholdes hele året, selv i en hektisk hverdag. Et årshjul kan være en nyttig metode for å gi oversikt, fordele oppgaver og allokere ressurser. Mange av oppgavene kommer når de kommer, og uforutsette hendelser kommer sjelden når det passer. Nettopp derfor er en god grunnstruktur et pluss for å klare å opprettholde kvalitet og fremdrift over tid.

Opplæring

På HMS-området er ikke opplæring noe for toppleder. Både mellomlederne, verneombudet, arbeidsmiljøutvalget og medarbeiderne skal ha den opplæring som er nødvendig for å oppnå en kultur og et arbeidsmiljø hvor folk lykkes med oppgavene sine, arbeider trygt og sikkert og med få alvorlige, uønskede hendelser.

Tilrettelegging

Hvis man har en velorganisert virksomhet er rutiner og prosesser gjerne både godt dokumentert og gjenstand for god opplæring. I all strømlinjeformingen kan tilrettelegging for individuelle behov og begrensninger lett gå tapt. Tilrettelegging er ikke bare et konkurransefortrinn og en god teknikk for ledelse, det er også et av de viktigste virkemidlene for å unngå høy turn-over og at flere faller ut av arbeidslivet.