Effektiva medarbetarsamtal – 10 tips till dig som chef

Medarbetarsamtalet är ett av chefens viktigaste verktyg för att utveckla individen såväl som organisationen. Men hur ser du till att nyttja tiden på bästa sätt?

Medarbetarsamtalet ger tillfälle för chefen att uttrycka vad företaget behöver för att nå de uppsatta målen vad gäller affärsidé och övergripande mål, samtidigt som den anställde får chansen att berätta om sina karriärsambitioner. Det är alltså en perfekt möjlighet för båda parter att se till att medarbetaren trivs, känner sig engagerad och är på väg åt rätt håll. Ett väl genomfört medarbetarsamtal bidrar till att medarbetarna känner sig delaktiga i verksamheten. Något som ofta ger utdelning i form av ökat engagemang och förhöjd kreativitet. 

”En av de största fördelarna med att använda Simployer för medarbetarsamtalet, är att chefen och medarbetaren blir förberedda på ett helt annat sätt. De får var för sig svara på alla frågor utifrån sitt eget perspektiv och vet inte vad den andra svarar förrän båda har delat. Det gör att det blir väldigt tydligt kring förväntningar, prestation och var man inte är i synk. Det är en väldigt bra funktion enligt mig – eftersom medarbetarsamtalet då blir transparent och båda parter får ut så mycket som möjligt av det!”
Helena Lillienberg, HR Manager på LK Group

Våra bästa tips för ett bra och effektivt samtal 

1. Boka i god tid. Avtala tid minst sju dagar i förväg. Informera också på personalmöten om samtalen och syftet med dem. Dela i förväg ut en mall med de frågeställningar som ska tas upp i samtalet.  
2. Var förberedd. Det är viktigt att båda parter är förberedda. Tänk igenom vad du vill ta upp i samtalet och i vilken ordning det ska komma. Fokusera på just den medarbetare som du ska träffa ­– på vad medarbetaren har för arbetssituation och arbetsuppgifter samt hur hen utför dem.
3. Säkerställ ostördhet. Se till att ni kan samtala ostört. Ingen dator eller mobil på! Se till att både starta och avsluta samtalet på angiven tid.
4. Välj neutral plats. Man bör inte vara på chefens kontor. Förlägg gärna samtalen till en annan plats/annat rum än den vanliga miljön. Det gör att medarbetarsamtalet skiljer sig från andra samtal.  
5. Inled samtalet genom att hälsa medarbetaren välkommen och ge hen tillfälle att landa mentalt på just detta samtal. Klargör praktiska frågor och ramar för samtalet.
6. Klargör kopplingen mellan verksamhetens mål/avdelningens mål och medarbetarens mål. Tydliggör medarbetarens bidrag till helheten och på vilket sätt medarbetarens mål bidrar till att verksamheten når de övergripande målen. 
7. Utgå från samtalsmallen som medarbetaren i förväg tagit del av.
8. Ge medarbetaren utrymme under samtalet. Ställ så öppna frågor som möjligt och var närvarande, lyssna aktivt. Låt medarbetaren ta upp egna frågeställningar/samtalsämnen. Låt gärna medarbetaren summera samtalet för att säkerställa att ni uppfattat likadant.
9. Handlingsplan. Medarbetarsamtalen bör resultera i en handlingsplan. Det är bra om både chef och medarbetare skriver under handlingsplanen, för att säkerställa att man uppfattat samtalet och målen på samma sätt. Båda bör sedan på ett enkelt sätt ha tillgång till handlingsplanen, så att man kan gå tillbaka och följa upp det man kommit överens om.
10. Utvärdera samtalet. Vad fungerade bra och vad kan utvecklas/förändras?