Tips til en bedre medarbeider­samtale

Her får du tips til hva en medarbeidersamtale bør inneholde og forslag til agenda for samtalen.

Hvorfor ha en medarbeidersamtale? 

Medarbeidersamtalen et et viktig verktøy for både leder og ansatt og har noen helt klare formål:

• Sikre at både virksomhet og medarbeider skal få mest mulig igjen for arbeidsforholdet
• Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater
• Hva har skjedd siden sist, og hva kan gjøres for best mulig resultat og læring i neste periode?
• Utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige
• Samtale og diskusjon rundt faglig og personlig utvikling av medarbeideren

Medarbeidersamtalen er et godt praktisk redskap som er viktig for å drive utviklingsarbeid og for å skape de arbeidsvilkår medarbeideren trenger for å gjøre jobben godt. 

Hva er en god medarbeidersamtale?

Medarbeidersamtalen skal være godt forberedt. Det betyr at både leder og medarbeider på forhånd må vite hva som skal tas opp i samtalen, og at begge hver for seg går gjennom punktene som skal gjennomgås på forhånd.

Medarbeidersamtalen skal være systematisk. Det innebærer at det bør være noen faste punkter av spesiell betydning for virksomheten eller medarbeideren som blir gjennomgått og følges opp i hver medarbeidersamtale. Eksempler kan være: Oppnådde resultater, kompetansebehov, tiltak for å bedre arbeidsmiljøet eller spesielle trekk ved bedriftskulturen.

Medarbeidersamtalen er personlig. Samtalen handler om medarbeiderens situasjon, ikke generelle problemstillinger. Det er en arena for individuell oppfølging, ikke for diskusjoner som hører hjemme i team- eller avdelingsmøter. 

Last ned gratis: Sjekkliste for en bedre medarbeidersamtale

Tips til medarbeidersamtalen

• Still forberedt! For at samtalen skal ha god effekt, bør både leder og medarbeider ha gått gjennom relevante temaer på forhånd.
• Snakk om utvikling – både den enkeltes behov og arbeidslivets karakter med raske endringer og nye krav.
• Gi konstruktiv tilbakemelding – ros og anerkjennelse motiverer, men samtalen bør også inneholde konkrete forbedringspunkter.
  
• Bygg videre på erfaringer – Lær av det som har fungert, og legg en tydelig plan for forbedringer fremover. 
  
• Skap en trygg arena – ikke intervju, kryssforhør eller arena for oppsamlet frustrasjon.
• Pass på at medarbeidersamtalen ikke blir den ene gangen i året det gis ros.
• Unngå overraskelser - bruk samtalen til å bearbeide kjente problemstillinger, ikke til å presentere nye, uventede vurderinger. 
• Konkrete episoder begge kjenner kan brukes til å belyse synspunkter, forstå problemer og muligheter Dette bidrar til å skape trygghet, motivasjon og fellesskap.
• For medarbeideren kan målet med samtalen være å få mest mulig igjen for arbeidsforholdet i form av trivsel, læring og karriereutvikling
• Karriereutvikling er ikke alltid å “stige i gradene”, men en meningsfylt jobb og faglig utvikling
• Når samtalen er over: Ikke glem å følge opp planer og arbeids- og utviklingsmål gjennom det kommende året

Hva bør man snakke om i medarbeidersamtalen?

Hvilke spørsmål arbeidsgiver bør stille i en medarbeidersamtale vil variere ut ifra stilling, men det er vanlig å dele samtalen inn i følgende kategorier: 

• Oppfølging forrige samtale
• Arbeidsoppgaver, mål og arbeidsplaner
• Ledelse
• Arbeidsmiljø og samarbeid
• Kompetanse - faglig og personlig

Spørsmål til medarbeidersamtalen

1. Hvordan har du det? Det er lurt å starte samtalen med et generelt spørsmål om trivsel.
2. Oppfølging fra forrige samtale; har dere nådd oppfølgingsmål fra forrige samtale? Eventuelt hvorfor ikke? 
3. Opplever medarbeider at arbeidsoppgaver og arbeidsområde er i sammenheng med virksomhetens mål? 
4. Er du fornøyd med arbeidsoppgavene dine? Evt. hvorfor ikke? 
5. Hvordan oppleves tidsforbruket i forhold til arbeidsoppgaver? 
6. Ønsker du andre arbeidsoppgaver på sikt? 
7. Hvilke planer og mål er viktige å sette for kommende periode? 
8. Opplever du at du får støtte og oppfølging fra leder? 
9. Hvordan ønsker du at leder skal kommunisere og følge deg opp i hverdagen? 
10. Hva motiver og engasjerer deg og hvordan kan leder bidra til å hjelpe til her? 
11. Hvordan opplever du samarbeidet med kollegaer på arbeidsplassen? 
12. Trives du på arbeidsplassen? Hvilke forhold virker positivt eller negativt på trivselen? 
13. På hvilke områder trenger du personlig og/eller faglig videre utvikling? 
14. Hva ønsker du å bli bedre på og hvordan kan leder/arbeidsgiver bidra? 
15. Gir stillingen muligheter til utvikling slik du ønsker?