Steg för steg-guide: Viktigt att veta inför en omorganisation

Oro, osäkerhet och ångest. Att gå igenom en omorganisation kan vara svårt. Både för de som har beslutat om förändringen och för dem som det berör. För att ta sig igenom processen är det därför viktigt med tydlighet och transparens. Arzu Kazimova Sel, Legal Adviser HR & Management på Simployer, beskriver steg för steg vad du som chef måste tänka på när det gäller informationen till medarbetarna.

En omorganisation är ofta nödvändig när man behöver anpassa sig till nya marknadsförhållanden. Men den kan också skapa oro och osäkerhet. För att minimera de negativa effekterna och säkerställa att allt går rätt till, så är det viktigt att du som arbetsgivare informerar dina medarbetare om den planerade omorganisationen innan du kallar till fackliga förhandlingar – något som många arbetsgivare upplever är svårt.

När ska medarbetarna informeras? Vilken typ av information har medarbetarna rätt till? Här går jag igenom vad du behöver tänka på vid en omorganisation.

1. Informera medarbetarna utan att bryta mot förhandlingsskyldigheten 

Även om den formella informationsskyldigheten enligt medbestämmandelagen (MBL) primärt tillkommer fackliga organisationer, liksom förhandlingsrätten, är det viktigt att informera sina medarbetare om den planerade omorganisationen.

Men hur gör man det utan att de anställda tolkar det som att beslut redan har fattats? Jo, genom att:

• Ge generell information om att omorganisation planeras och vilka skäl som ligger bakom. Specificera inte vilka individer som berörs.
• Poängtera att inga slutliga beslut är tagna och att processen fortfarande är i ett tidigt skede.
• Informera att fackliga förhandlingar kommer att ske enligt MBL och att mer detaljerad information kommer efter att dessa genomförts.
• Hålla en neutral och förberedande ton i kommunikationen.

💡 Informationen kan förmedlas antingen muntligt, genom att samla alla medarbetare till ett möte, eller skriftligt via mejl. När denna information ges till medarbetarna ska arbetsgivaren samtidigt meddela att de som berörs kommer att kontaktas samma dag för att fastställa deras facktillhörighet. På detta sätt undviks onödig oro och spekulationer bland medarbetarna, vilket är en viktig del av arbetsgivarens arbetsmiljöansvar.

🔗 Vad betyder "förhandlingsskyldighet"? 👈

2. Kalla till facklig förhandling – med eller utan kollektivavtal

Om ni har tecknat ett kollektivavtal är ni skyldig att kalla till facklig förhandling innan beslut fattas om omorganisationen. Detta kallas primärförhandling och innebär att:

• Facket får ta del av arbetsgivarens planer och kan komma med synpunkter.
• Förhandling ska ske i skälig tid innan beslut fattas.
• Arbetsgivaren behöver inte alltid komma överens med facket, men förhandlingen måste ändå fullföljas.

💡 Om ni inte har kollektivavtal så måste du som arbetsgivare inte förhandla själva omorganisationen. Däremot eventuella förändringar som rör arbets- eller anställningsförhållandet då berörda medarbetare är fackligt anslutna.

🔗 Håll dig uppdaterad inom HR och ledarskap – spana in vårt kursutbud. 👈

3. Hantera det psykosociala – ta ansvar för dina anställdas välmående

Omorganisationer skapar ofta stress, osäkerhet och oro. Därför är det viktigt att ta hänsyn till det psykosociala och arbeta förebyggande genom att:

• Genomföra en risk- och konsekvensbedömning i samråd med skyddsombud för att identifiera eventuella risker för ohälsa.
• Erbjuda stöd och dialog: lyssna på medarbetarnas oro, erbjud samtal, både individuellt och i grupp, för att skapa en tryggare arbetsmiljö.
• Hänvisa till stödfunktioner: om ni har företagshälsovård, HR-avdelning eller extern rådgivning, se till att anställda vet hur de kan få hjälp.

🔗 Så kan du ta ansvar för dina medarbetares välmående. 👈