Svært mange virksomheter fører timer feil | Simployer

Alle virksomheter må føre lister oversikt over når ansatte er på jobb, ikke bare antall timer. I hver femte bedrift hvor Arbeidstilsynet kontrollerte dette i fjor, ble det gjort feil.

Arbeidsmiljøloven § 10-7 stiller krav til at alle virksomheter skal føre fortløpende oversikt over hvor mye den enkelte arbeider. Det er den reelle arbeidstiden den enkelte dag som skal føres.

Loven stiller også krav om å ha rutiner som sikrer at all tid registreres for å hindre at arbeidstakerne jobber utover tillatte grenser. Arbeidstakere har plikt til å følge disse rutinene når de er iverksatt av arbeidsgiver. 

- Det er mange som fører regnskap over timer, men da bare antallet timer den enkelte dag. Det kan si mye, men vil ikke være nok for å sikre at hensikten med kravet, som er å sikre seg kontroll med at arbeidstidsbestemmelsene, overholdes. Start- og sluttidspunkt gir mye informasjon for eksempel om overholdelse av krav til daglig og ukentlig hvile, antall timer innenfor døgnskille, per uke, fjerde uke mv. Oversiktene skal også vise merarbeid og overtid, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Karoline Amundsen Dystebakken.

Må brukes til å iverksette tiltak

Hun understreker at det ikke er tilstrekkelig å ha disse oversiktene. De må også brukes av arbeidsgiver for å kontrollere at det arbeides innenfor bestemmelsene, eller, når det oppdages brudd, at det iverksettes tiltak for å unngå vedvarende eller gjentakende brudd, samt forebygge fremtidige brudd.

– Reaksjonene fra tilsynsmyndigheten er strenge når det oppdages alvorlige brudd på arbeidstidsbestemmelsene, og det anses ikke formildende at man har ført oversikt over arbeidstid og hatt kunnskap om antall timer, dersom det ikke iverksettes tiltak hvis arbeidsgiver oppdager brudd, sier Amundsen Dystebakken.

Arbeidsgivers ansvar

Arbeidstaker kan ikke holdes ansvarlig for brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Plikten til overholdelse ligger på arbeidsgiver. Det er likevel naturlig at det er arbeidstakeren selv som fører timene sine den enkelte dag. Denne registreringen rapporteres inn til arbeidsgiver, som da vil få totaloversikten for den enkelte, men også i virksomheten som sådan.

- Grunnen til at mange ikke fører oversikt over arbeidstiden er nok at de mener de har god nok kontroll fordi de har «normal arbeidstid», typisk 8-16, turnus/arbeidsplaner eller at det ikke er lov med overtid uten spesiell tillatelse. De som fører oversikt over arbeidstid gjør det gjerne av andre grunner; blant annet lønnskjøring. Bestemmelsen gjelder for alle, uavhengig av type arbeidstidsordninger en virksomhet her, understreker Amundsen Dystebakken.

Det er opp til arbeidsgiver hvordan oversiktene skal føres, så lenge de føres fortløpende og er tilgjengelig for eventuell kontroll. Dystebakken minner om at arbeidsgiver må forsikre seg om at et eventuelt system er egnet til å oppfylle kravet i arbeidsmiljøloven § 10-7.

Mange kontroller

I 2019 ble det ført over 4000 tilsyn hvor ett av spørsmålet var om arbeidsgiver har fortløpende oversikt over hvor mye den enkelte arbeider. Dette er altså en bestemmelse som svært ofte kontrolleres på tilsyn. Dette fordi det er helt grunnleggende i enhver virksomhet og gjelder for alle.

20 % førte ikke oversikt over arbeidstid. De fleste av disse fikk varsel om eller vedtak om pålegg for å få dette på plass. 34 ble i tillegg ilagt overtredelsesgebyr.

– Som tallene fra Arbeidstilsynet viser er det altså svært mange som ikke fører oversikt overhodet. Av dem som har oversikt over arbeidstid, har de fleste rutiner og systemer for å sikre etterlevelse. Ilagte overtredelsesgebyr fra Arbeidstilsynet viser imidlertid at det ikke er nok å ha oversikt, dersom den ikke gir nødvendig informasjon eller arbeidsgiver ikke bruker det til formålet, altså å kontrollere etterlevelse og forebygge brudd på arbeidstidsbestemmelsene, sier Karoline Amundsen Dystebakken i Simployer.

Reagerer sterkt

I en gebyrsak la Arbeidstilsynet til grunn at den mangelfulle registreringen av arbeidstiden var årsaken til at det var uklart hvor mye den enkelte hadde arbeidet, og dermed hvor alvorlig bruddene var. Når uklarheten skyldtes at virksomheten ikke hadde oppfylt en lovpålagt plikt, som alene kan være grunnlag for gebyr, måtte dette få betydning ved vurderingen av om gebyr skal ilegges og størrelse på gebyret. Dette fordi bruddene kunne vært forebygget dersom det var ført oversikt over arbeidstid i tråd med arbeidsmiljølovens § 10-7.

I en annen sak fikk virksomheten kr. 450 000 i gebyr for brudd på arbeidstidsbestemmelsene, hvor overholdelse av § 10-7 sto sentralt.  Selv om virksomheten hadde ført oversikt over arbeidstid hadde de ikke gode nok rutiner for å holde oversikt og kontroll, ifølge Arbeidstilsynet. Det ble vist til at en usystematisk nedtegning av daglig arbeidstid ikke kan anses som en «oversikt».

Lett å oppfylle kravet

Bestemmelsen i arbeidsmiljøloven er enkelt formulert, kanskje for enkel – fordi det gjør det vanskelig å forstå hvilke plikter som ligger til den.

Her er det du kan gjøre for å overholde bestemmelsen:

1. Utarbeide rutine som viser hvorfor og hvordan arbeidstid skal føres i virksomheten. Sørg for at alle arbeidstakere er orientert om den, gjerne i personalhåndboken. Arbeidstaker plikter å medvirke til gjennomføring.
2. Start med å føre oversikt over arbeidstid som viser start- og sluttidspunkt den enkelte dag, den alminnelige arbeidstid (evt gjennomsnittsberegnet arbeidstid) og overtid for den enkelte. Det er ikke krav om elektronisk føring eller «stemplingsur», men i dag er nok det mest vanlig med en eller annen form for elektronisk føring.
3. Avklar hvem som er ansvarlig for å kontrollere etterlevelse. Dette skal inngå i oversikt over ansvar knyttet til systematisk HMS-arbeid også. Det er naturlig at den nærmeste leder er ansvarlig for kontroll av arbeidstiden/oversiktene for sine medarbeidere, i tillegg til at man har rapportering jevnlig på mer overordnet nivå, for å ha totalbildet i virksomheten på arbeidstidsbelastningen.
4. Dersom det avdekkes brudd, er dette et avvik som det skal iverksettes tiltak for. Dersom for eksempel en arbeidstaker har arbeidet for mye, kan tiltak være å sikre ekstra hvile/fridag, omfordele vakter, sette inn ekstrapersonell mv. Det er ikke uvanlig at arbeidstakerne gjerne vil arbeide mye for å få overtidskompensasjon. Det er imidlertid viktig å merke seg at det er arbeidsgiver som har ansvar for at det arbeides innenfor rammene.